|
?
|
|
ОТКРЫТАЯ
|
Семинар: «Техника делового письма»
Где проходит семинар?
Сельскохозяйственная ул., д. 17/2, "Учебно-тренинговая гостиница", конференц-зал. Бизнес Школа "Эксперт"
Программа семинара
Письменные формы деловой коммуникации.
Мастерство составления документов.
Письменные документы представляют собой, вероятно, технически самую сложную форму коммуникации. Новые производственные отношения и новые проекты в области менеджмента увеличивают объемы работы с документами, а информационные технологии обеспечивают потребности, вызываемые необходимостью работы с текстом. Документы неизменны, и Вы можете часто обращаться к ним. Документы становятся вашими молчаливыми представителями, если Вы отсутствуете. Для их составления требуются творческий подход, специальные знания и навыки, которые Вы получите на нашем тренинге
В программе:
Документ как инструмент развития бизнеса
Деловой документ как эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов. Юридическая сила документа и способы ее обеспечения. Примерный перечень документов, подлежащих легитимизации. Основные функции современного документа. Документ как источник информации. Обязанности и ответственность владельца информации. Понятия, используемые при работе с информацией Законодательное регулирование такой работы, перечень нормативных и законодательных документов
Оформление документов
Требования к оформлению документов по ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Образцы оформления реквизитов. Понятия «реквизит», «формуляр». Виды бланков: общий, для писем, с угловым и продольным штампом, должностной бланк
Этапы подготовки документа
Создание проекта, визирование, подписание, регистрация
Деловая переписка
Деловая переписка - необходимый элемент предпринимательской деятельности. Общая характеристика служебной переписки. Одноаспектные и многоаспектные документы. Классификация переписки по адресации, адресату, тематическому, функциональному признаку, по особенностям композиции, структурным признакам. Правовое регулирование деловой переписки
Разновидности писем
Служебное письмо - средство связи организации с внешним миром. Формуляр письма. Основные виды: письма - напоминания, просьбы, сопроводительные, гарантийные, циркулярные, письма прямой рассылки (директ - мейл), письма - ответы
Коммерческий письма: запрос, оферта, претензия. Особенности составления, стандартные фразы. Карта оферты, формуляр - образец претензии. Варианты ответов на коммерческие письма
Частные деловые письма: жалобы, заявления, предложения.
Факсограмма, телекс, телеграмма, телефонограмма
Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, правила их оформления. Другие виды внутренних документов: сводка, требование, отзыв, заключение, перечень, список. Использование стандартных формул (клише) для внутренней переписки
Практикум.
Составление различных видов служебных документов. Разбор вариантов, предложенных слушателями. Анализ типичных ошибок
Стиль и дизайн документа
Официальный/неофициальный стиль. Уровни формальности документа. Понятие регламентированного и нерегламентированного сообщения, особенности составления. Дизайн документа: как сделать документ визуально привлекательным, облегчить читателю его восприятие и добиться желательного информационного эффекта
Этикет делового документа
Основные правила этикета деловых документов. Формулы вежливости. Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата при составлении текста (VIP - статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.). Персональная адресация. Этикетные письма: поздравления, приветствия, приглашения, извинения, имиджевые, рекомендательные, соболезнования, письма - открытки. Этикет электронной почты, факсимильного письма.
Письменная речь документа
Особенности письменной речи и преодоления «страха белого листа». Стилистика, синтаксис и лексика сообщения. Логическая культура письменной речи: определенность, четкость, ясность, обоснованность изложения. Понятие языкового стандарта. Клишированные выражения и тексты. Языковые излишества. Функции и роль ключевых слов в письме. Постскриптум. Создание официального стиля.
Приемы эффективной подачи информации
Психологические особенности установления контакта с партнером. «Я-подход» и «Вы-подход», основные правила реализации «Вы - подхода» и создание «Вы - посланий». Приемы «присоединения» к адресату», приемы «дистанциирования» с адресатом, приемы «разделения ответственности» с адресатом. Как создавать позитивный тон документа, сообщать негативную информацию в позитивном ключе.
Этапы составления документа.
Определение цели. Определение и оценка ожиданий адресата. Определение ключевых убеждающих факторов. Выражение основной идеи. Включение деталей. Составление конспекта; конспект служебной записки, электронного сообщения, письма, доклада. Резюме и введение, заголовки, выделенные пункты. Разбивка текста на параграфы. Редактирование текста документа.
Практикум.
Составление и редактирование текстов. Разбор вариантов, предлагаемых слушателями. Анализ типичных ошибок