Семинар: Секретарь - помощник руководителя Семинар прошёл
Для кого семинар?
Программа семинара
ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней)
1. Роль секретаря в структуре управления.
Секретарь – координатор и организатор работы в офисе. Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции;
принятие решений во внештатной ситуации). Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Управление временем. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Виды и методы оперативного планирования. Управление информационными потоками;
коммуникации в организации. Информационно-документационное обслуживание руководителя. Стандарты ведения делопроизводства, в соответствии с требованиями нового ГОСТа Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Контроль исполнения документов. 2. Секретарь – помощник руководителя.
Деловой имидж секретаря – визитная карточка организации. Роль секретаря в создании личного имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации. Место секретаря в команде руководителя. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила «дистанционного» общения. 3. Организация работы в приемной.
Организация рабочего времени секретаря. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени. Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.4. Деловой стиль передачи информации.
Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов. Редактирование текстов, приемы унификации служебных документов, культура переписки. Лингвистические особенности служебного документа (построение словосочетаний и предложений). Разработка типовых и трафаретных текстов. Составление деловых писем. Реферирование, подготовка докладов, устных выступлений руководителя.5. Современные информационные технологии в работе секретаря.
Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления. Электронный офис. Программа MS Outlook – электронный организатор. Планирование деятельности секретаря.6. Деловой этикет и протокол. Фирменный стиль организации.
Деловая женщина-профессионал. Формирование имиджа деловой женщины. Деловой стиль одежды. Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница. Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров. Подготовка и обслуживание совещаний. Виды приемов и их организация. Правила этикета для организаторов и участников приема. Деловые подарки. Телефонные переговоры – протокольные нормы. 7. Эффективная коммуникация. Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами:
общение и профессиональная этика. Управление «информационным потоком». Организация коммуникативного процесса (деловая встреча, презентация, совещание, пресс-конференция, телефонная беседа). Техника активного слушания. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Трудные ситуации общения. Конфликтное поведение. Управление конфликтами. Как противостоять чужому влиянию. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.
Занятия проводятся
в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга преподавателями-практиками с использованием деловых игр, элементов тренинга, ситуационных задач, видеофильмов.