Семинар: Оптимизация бизнес-процессов и численности офисного персонала Семинар прошёл

Код 940

Программа семинара

«Только 2% проблем в компании возникают по вине сотрудников,

остальные 98% по причине плохой организации работы»

Э.Деминг

Затраты на офисный персонал постоянно растут – сказывается увеличение стоимости квадратного метра офисных площадей и неуклонный рост зарплат. Требования к качеству обслуживания клиентов также постоянно возрастают, и сложившиеся ранее бизнес-процессы зачастую не соответствуют времени.

Можно ли выполнять ту же работу меньшим количеством сотрудников, не теряя в качестве?

Можно ли сделать больше работы прежним составом сотрудников?

Можно ли быстрее и качественнее обрабатывать заказы Клиентов и как это сделать?

На эти и многие другие вопросы Вы найдете ответы на этом семинаре.

Вечная проблема ограниченности ресурсов и необходимости снижения затрат требуют соответствующей организации работы всех сотрудников. К решению этих задач нужен системный подход, иначе неизбежно постоянное тушение возникающих на работе «пожаров». Систематизация организационных условий в компании предусматривает пересмотр существующих заданий и процессов, выполняемых сотрудниками, равно как и определение и оценку объема работ и реальных затрат времени на ее выполнение.

Поэтому для решения организационных задач требуются специалисты, которые, системно подходят к созданию и внедрению регулирующих механизмов. Однако, в отличие от производственных компаний, в сфере услуг и управления вопросам организации работы пока не уделяется достаточного внимания.

Заслуженным уважением во всем мире пользуется именно немецкий опыт организации работы сотрудников. Данный семинар построен на методологии, инструментарии и 80-ти летнем опыте Федерального Союза REFA (Германия). Семинар проводят тренеры-консультанты Центра REFA-Россия, имеющие большой практический опыт работы в России и других странах СНГ.

На семинар приглашаются:

Руководители и специалисты служб управления персоналом, отделов развития и внутреннего консалтинга, отделов по организации и оплате труда, а также руководители соответствующих структурных подразделений управляющих компаний, производственных предприятий, торговых компаний, банков, страховых компаний и других организаций из сферы услуг и управления.

Цели семинара:

• Формирование представления о применении системного подхода к организации офисной работы.

• Выработка практических навыков в:

- использовании методов и инструментов анализа, дизайна и оптимизации рабочих заданий и процессов;

- определении данных времени и численности, оценке и расчете потребности в персонале.

• Развитие профессиональных и социальных компетенций необходимых для внедрения и управления изменениями.

Особенности семинара:

• Программа семинара основана на современном немецком опыте организации работы компаний из сферы услуг и управления.

• Рассматриваются реальные практические примеры.

• Программа семинара ориентирована на выработку навыков применения рассматриваемых методов и инструментов.

• Занятия проводятся в интерактивной форме и направлены на активное вовлечение участников в учебный процесс, включая рассмотрение и анализ ситуаций из практики слушателей.

Структура и содержание семинара:

Часть 1: Анализ и дизайн заданий и процессов.

Задания сотрудников и внутренние процессы в компании являются основными объектами организационной работы. При этом основными показателями являются данные о времени, затратах и качестве, а также о потребности в персонале для их выполнения. В первой части программы рассматриваются методы и инструменты для анализа и дизайна заданий и процессов, определения времени процессов. В частности:

  • Основы организации работы (содержание и объем организационной деятельности, основы организации рабочих систем, организация структур и процессов, модели и принципы организационных действий).

  • Анализ заданий и функций организации и распределение их между подразделениями и сотрудниками (разделение и распределение заданий между сотрудниками, анализ функций).

  • Описание рабочих заданий. Должностная инструкция как реальный инструмент управления.

  • Техника подготовки и проведения интервью. Получение действительных данных о выполняемых заданиях и процессах в организации.

  • АВС-анализ заданий. Определение приоритетных задач.

  • Структура и представление процессов. Инструменты визуализации внутренних процессов компании.

  • Время выполнения заказа как конкурентное преимущество. Расчет времени обработки и прохождения заказов в компании.

  • FMEA - Анализ характера и последствий ошибок. Снижение рисков возникновения ошибок.

    Часть 2: Определение данных времени процесса и потребности в персонале.

    На основе собранных данных о времени выполнения задачи определяется требуемое количество персонала. В сфере услуг и управления затраты на персонал, как правило, имеют существенное значение. Именно поэтому определение потребности в персонале является необходимым условием для расчета затрат, требуемых для выполнения заказов. Для количественной и качественной оценки организационных альтернатив используются методы инвестиционных расчетов и анализа субъективной ценности. Так, в данной части рассматриваются следующие вопросы:

  • Основы определения данных времени: анализ видов процессов, виды и синтез времени, структура рабочего времени.

  • Диагностика загрузки сотрудников. Методы получения данных времени процессов: метод мультимоментных наблюдений, фотография рабочего дня, самоописание, метод аналитической оценки. Исследование времени отдыха. Специфика описанных методов в применении к офисной работе.

  • Исследование объема выполняемой работы.

  • Аналитический метод определения потребности в персонале.

  • Метод количественной оценки как основа для принятия управленческих решений. Сравнение альтернативных вариантов организационных решений. (расчет экономичности, сравнительный расчет затрат, расчет затрат по процессам и местам возникновения, расчет рентабельности, анализ рисков).

  • Анализ субъективной ценности

    Часть 3: Повышение эффективности офисной работы. Управление изменениями.

    Основной принцип современной конкуренции «Кто не изменяется, тот погибает» требует от сотрудников компании соответствующих профессиональных и социальных компетенций. Вопросы, разбираемые в данной части:

  • Современные подходы к повышению эффективности работы офисных сотрудников (внедрение и управление процессом изменений, командная работа).

  • Системный подход к решению проблем. Диагностика проблем: причинно-следственная диаграмма, метод 5П. Методы поиска решений и идей.

  • Обсуждение в малых группах как профессиональное управление процессом группового взаимодействия, недостатки традиционных совещаний, роль модератора, подготовка и техника проведения модерации, «правила игры» для эффективного обсуждения.

  • Презентация идей и решений: основные принципы, развитие практических навыков.

    Продолжительность семинара: 4 дня (32 учебных часа).

    Тренеры- консультанты на семинаре:

    Виктория Корниенко - тренер-консультант Центра REFA - Россия, сертифицированный REFA-тренер. Обучение и стажировки: диплом REFA Industrial Engineering, диплом REFA (Оптимизация производственных систем и процессов), диплом тренера REFA. Специализация: операционный и производственный менеджмент, оптимизация производства. Опыт корпоративного обучения: мебельная фабрика «Mobel Zeit», Объединенная металлургическая компания, Форд Мотор Компани, Группа компаний «Алютех» и другие.

    Алексей Искорцев - тренер-консультант Немецкой школы бизнеса. Обучение и стажировки: консалтинговая компания «ORTIM Industrial Engineering» (Германия), REFA Industrial Engineering, диплом REFA (Оптимизация производственных систем и процессов). Специализация: операционный и производственный менеджмент, оптимизация производства. Опыт корпоративного обучения: Форд Мотор Компани, Объединенная металлургическая компания, ЗАО СП Милавица и другие.

    Время проведения семинара: с 10.30 до 17.45.

    Начало регистрации в 10.00.

    Заявки на обучение принимаются до 15.11.2007 г.

    Обеды и кофе-паузы включены в стоимость обучения.

    Для регистрации на семинар обращайтесь:

    по телефону (495) 970-14-95,

    по e-mail: info@refa.ru,

    на сайт: www.refa.ru