Семинар: Совершенствование навыков делового взаимодействия в работе секретаря Семинар прошёл
Код 12254
Для кого семинар?
секретари, администраторы, офис-менеджеры, помощники руководителей и другие заинтересованные лица.
Программа семинара
ПРОГРАММА СЕМИНАРА (4 дня):
1. Современные требования к должности секретаря. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Профессиональный имидж. Коммуникативная уверенность. Рациональное планирование рабочего времени.
Практикум: «Портрет успешного секретаря», «Анализ профессиональных преимуществ».2. Использование технологий делового взаимодействия в работе секретаря.
Практикум: «Один день секретаря».Деловая игра: «Жаркий день секретаря» (видеосъемка, видеоанализ).Как организовать и обеспечить информационные связи в организации? Внутрифирменные коммуникации. Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Роль секретаря в координации информационных потоков. Методы расстановки приоритетов в принимаемой и передаваемой информации.Как правильно организовать прием посетителей? Взаимодействие с посетителями: правила клиенториентированного сервиса. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема посетителей с минимальными затратами времени.Как построить взаимодействия с руководителем? Выбор стиля взаимодействия. Правила дистанционного общения. Планирование рабочего дня руководителя, защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков. Соблюдение конфиденциальности. Участие секретаря в организации совещаний и ведении деловых переговоров.Как построить взаимодействие с сотрудниками на разных уровнях? Общение и профессиональная этика. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Особенности психологической совместимости.Как поддержать позитивный имидж организации. Участие секретаря в формировании корпоративной культуры организации. Организация корпоративных мероприятий: корпоративные праздники, поздравление сотрудников и партнеров, информационные доски, электронная газета, корпоративные папки.3. Секретарь – мастер коммуникации.
Развитие навыков эффективного общения.Практикум: «Метаморфозы информации».Как установить атмосферу взаимопонимания. Коммуникативные запреты.Основы построения конструктивного взаимодействия.Использование вербальной и невербальной коммуникации.Анализ стилей взаимодействия и создание гибкой стратегии поведения.Правила вхождения в контакт. Техники психологического влияния.Техника построения информационного диалога, деловой беседы.Техники постановки вопросов: вопросы для уточнения, выяснения, прояснения, подтверждения информации. Способы применения аргументации.Приемы активного слушания. Приемы снятия напряжения в диалоге; техники амортизации.Анализ трудных ситуаций общения.Ролевая игра: «Трудный посетитель».Приемы взаимодействия со «сложными» людьми. Психологические типы «сложных» людей.Агрессивное поведение и методы общения с агрессивными людьми.Манипуляции в общении. Техники противостояния чужому влиянию.Конфликтные ситуации и конфликтное поведение.Правила профилактики конфликта. Роль посредника в разрешении конфликта.Саморегуляция в ситуациях конфликта.4. Телефонная коммуникация.
Практикум: «Коммуникации по телефону, разбор рабочих ситуаций».Законы восприятия информации на слух. Техники эффективного общения по телефону. Предварительная подготовка телефонного разговора. Входящие – исходящие звонки. Адресация – переадресация звонков. Выбор информации при общении с разными типами людей. Анализ трудных ситуаций телефонного общения. Телефонные «грехи» сотрудника.5. Культура делового взаимодействия.
Практические упражнения: «Искусство деловых мелочей», «Культура телефонного общения».Поведенческий этикет. Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации.Этикет для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям. Встреча в офисе или зале для переговоров. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.Подготовка и обслуживание совещаний.Телефонные переговоры – протокольные нормы.Выбор подарков, деловых сувениров и время их вручения.6. Речевая культура в деловых коммуникациях.
Деловой стиль передачи информации. Деловая лексика.Мастерство устной коммуникации: интонации, логическое ударение, паузы, темп, ритм.Культура устной речи. Формулы речевого этикета: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т.д. Речевые клише, фразы, которых необходимо избегать.Эффективный комплимент: умение говорить и принимать комплименты.Занятия проводят специалисты в области организаций коммуникаций и коммуникативной культуры с использованием активных методов обучения: деловых игр, практических упражнений, групповых дискуссий для анализа и решения конкретных рабочих ситуаций.
Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по тематике семинара.
Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.