Семинар: Эффективная работа секретаря. Современное делопроизводство организации. Этикет. Психология делового общения. Семинар прошёл

Код 12973


О чём семинар?

Правильно вести делопроизводство

Выработать стили делового общения с руководителем, коллегами, клиентами

Эффективно взаимодействовать по телефону

Управлять своим имиджем


Для кого семинар?

Секретари, секретари-референты, помощники руководителя, офис-менеджеры и администраторы офиса

Программа семинара

 1  ДЕНЬ  Делопроизводство и документооборот организации

  • Современное делопроизводство в организации.

  • Роль и место делопроизводства в управленческом процессе. Документ как носитель информации. Классификация документов.

  • Новое в нормативной базе делопроизводства организаций

  • ГОСТ Р6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ.

  • Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов.

  • Порядок оформления и виды бланков.

  • Реквизиты документа придающие документу юридическую силу.

  •  Порядок подписания, согласования и утверждения документа.

  • Анализ характерных ошибок оформления документа.

  • Документационное обслуживание деятельности фирмы.

  • Входящая, исходящая и внутренняя документация

  • Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции.

  • Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения.

  • Информационно-справочные документы: справки, письма.

  • Технология и организация работы с управленческой документацией

  • Ведение  внутренней и внешней  деловой переписки

  • Организация документооборота.

  •  Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.

  •  Контроль исполнения документов.

  • Составление номенклатуры дел.

  •  Формирование и оформление дел

  • Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

  • Деловая переписка

  • Виды деловой переписки, деловое письмо, телефонограмма, факсограмма(факс), электронное сообщение.

  • Разновидности деловых писем.

  • Оформление деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма, оформление дат, регистрационного номера. Текст письма.

  • Правила внешнего оформления деловых писем.

2    ДЕНЬ  БИЗНЕС-ЭТИКЕТ

  • Культура поведения и служебный  этикет

  • Современные принципы и функции бизнес-этикета

  • Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании

  • Основы профессиональной этики и делового этикета

  • Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь-сослуживцы», «Секретарь-посетители».

  • Имидж. Создание привлекательного имиджа.

  • Корпоративный имидж и деловая одежда

  • Особенности деловых стилей: влияние, взаимодействие, творчество.

  • Законы восприятия

  • Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия

  • Управление своим имиджем.

  •  Бизнес знакомство. Установление первого делового контакта с клиентом, посетителем, начальником.

  • Искусство управления первым впечатлением

  • Организация приема посетителей в офисе

  • Бизнес субординация

  • Бизнес субординация: клиенты, руководство, коллеги

  • Кофе-этикет

  • Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др.

  • Этикет телефонного общения

  • Организация переговоров и деловых приемов

  • Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.

  • Визитные карточки

  • Секретарь и телефон. Телефонный этикет

  • Основные правила телефонного этикета.

  • Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки.

  • Регистрация и фильтрация звонков.

  • Формы приветствий и представлений. Деловой тон.

  • Проблемные разговоры по телефону. Анализ проблемной ситуации

  • Основные типы собеседников

  • Психологические приемы ведения деловой беседы и телефонного общения

  • Культура поведения в конфликтных ситуациях Способы разрешения конфликтных ситуаций

3 день:  Деловое общение

  • Управление коммуникацией.

  • Вербальные и невербальные коммуникации

  • Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников

  • Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)

  • Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)

  • Как профессионально слушать.

  • Методы активного слушания.

  • Как управлять процессом общения с помощью вопросов.

  • Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе « Руководитель-подчиненный»,

  • Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега