Семинар: Технологии эффективного делопроизводства и документооборота Семинар прошёл
Для кого семинар?
Программа семинара
Программа семинара (4 дня):
1. Основные законодательные акты Российской Федерации и нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления организации.
2. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации и на предприятии: структура, основные задачи, должностные обязанности сотрудников.
3. Составление и оформление документов. Бланки документов. Оформление реквизитов в процессе подготовки документа. Подготовка проекта документа. Согласование документа. Подписание документа. Утверждение документа. Удостоверение печатью. Виды документов и особенности их оформления. Приказы и распоряжения. Регламенты, положения и инструкции. Протоколы. Служебные письма. Внутренние оперативно-информационные документы (служебные записки, докладные записки, справки и др.).
4. Организация документооборота. Понятие и характеристика документооборота. Обработка входящих и исходящих документов. Этапы обработки внутренних документов. Цели, задачи и формы регистрации документов. Работа исполнителей с документами и организация контроля за исполнением документов.
5. Организация документов в делопроизводстве. Составление номенклатуры дел. Экспертиза ценности документов и определение сроков их хранения. Организация работы экспертной комиссии. Формирование и оформление дел. Организация оперативного хранения документов в текущем делопроизводстве.
6. Организация архивного хранения документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Составление описей дел. Порядок и организация работы по уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Составление актов на уничтожение документов.
7. Конфиденциальное делопроизводство. Коммерческая тайна, персональные данные, профессиональная тайна, служебная тайна и т.д. Ответственность за нарушение режима коммерческой тайны и разглашение конфиденциальной информации. Принципы построения конфиденциального делопроизводства компании. Служба конфиденциального делопроизводства компании. Порядок создания конфиденциальных документов. Сроки конфиденциальности, грифы конфиденциальности. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов. Организация доступа к конфиденциальным документам. Этапы создания конфиденциального делопроизводства, практические рекомендации по порядку создания. Создание нормативных документов для обеспечения функционирования конфиденциального делопроизводства. Способы и средства защиты конфиденциального делопроизводства.
8. Современные технологии создания, оформления, передачи и хранения документов в электронной форме, их юридическая сила. Оптимизация традиционных технологий бумажного делопроизводства как обязательное условие перехода к электронному документообороту. Перевод документов в электронную форму (текущее и ретроспективное сканирование (ретроконверсия).
9. Аппаратное и программное обеспечение, технологии массового сканирования. Форматы хранения документов. Подготовка и использование справочников.
10. Системы электронного документооборота и архивного хранения. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Системы регистрации и контроля исполнения документов. Интеграция электронных архивов и систем текущего делопроизводства. Оргпроектирование. Организация взаимодействия IT-служб и пользователей. Проблемы выбора и внедрения специализированного программного обеспечения. Основные программные продукты для автоматизации работы с документами: на импортной платформе - Documentum. Open Text, Lotus Notes (CompanyMedia, БОСС-Референт) и отечественные разработки – Дело, Directum, Евфрат-Документооборот, DocVision и другие.
11. Информационно-документационное обеспечение управления. Основные нормативно-методические документы. ФЦП «Электронная Россия». Законы «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи». Постановления Правительства РФ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти» и «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 (о работе с электронными документами).
12. Оптимизация использования рабочего времени сотрудников за счет применения современных средств коммуникации. Корпоративные порталы. Автоматизация управленческого делопроизводства, проблемы интеграции корпоративных информационных систем (КИС). Автоматизация организаций с учётом их специфики и масштаба. Спам и борьба с ним.
13. Деловые коммуникации и разрешение конфликтов в работе сотрудников службы ДОУ (бизнес-тренинг).
Занятия проводят ведущие
специалисты-практики, авторы книг по делопроизводству.Для участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.