Семинар: Внедрение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии электронного документооборота. Семинар прошёл

Код 14585


Для кого семинар?

руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретариата, помощники руководителей и все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (4 дня):

1. Современная система документооборота как возможность управления организацией. Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации.

2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.

Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002 – 2010).

Основные правила работы архивов организаций 2002.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006.

ГОСТ Р ИСО – 15489 «Управление документацией. Общие требования» 2007.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 15.06.2009.

Положение о системе межведомственного электронного документооборота 22.09.2009.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 23.12.2009.

3. Управление документами на основе ГОСТ Р ИСО 15489 «Управление документацией. Общие требования» 2007.

Система управления документами: методология проектирования и внедрения.

Процессы управления документами.

4. Правила работы с электронными документами: проблемы и решения.

Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией.

Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.

Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.

Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.

5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.

6. Работа с документами в системе электронного документооборота.

Разработка нормативных документов по внедрению автоматизированной системы делопроизводства.

Процессы обработки документов (регистрация входящих, исходящих и внутренних документов).

Процесс согласования организационно-распорядительных документов, система контроля исполнения документов.

Обмен данными между подразделениями.

Формирование отчетов.

Сканирование документов.

Организация электронного архива.

7. Организация хранения электронных документов. Информационные технологии в архивном деле. Виды электронных архивов. Принципы создания электронного архива. Методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами.

8. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.

Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.

Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов.

Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Организация электронных архивов. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.

9. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота и архивного хранения: учет всех информационных документов; работа с текстами документов; автоматизация контроля движения исполнения документов; получение справочной информации; поисковые системы по документам; отбор и хранение документов в папках; анализ документооборота; комплексное ведение электронного архива.

Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Hamingberd», «Directum», «Docvision», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Босс-референт», «Гран-Док», «Кодекс: документооборот» и других.

Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.

10. Практические примеры использования электронных систем.

Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.

Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

Занятия проводят консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.

Занятия проходят в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга с использованием лекционных и практических методов обучения, демонстрацией применения средств автоматизации работы с документами.

Участники семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по тематике семинара.

Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.