Семинар: Семинар-практикум: «внутренний аудит кадрового делопроизводства» Семинар прошёл
О чём семинар?
Для кого семинар?
Программа семинара
Содержание, ход семинара и основные вопросы:
· Открываем закон: основные законодательные и нормативные акты, регулирующие кадровую работу: как быстро их изучить и систематизировать.
· Обязательные документы в кадровой работе: сколько их и где они перечислены.
· Проверим себя: как определить, насколько сильны Ваши собственные знания о кадровом делопроизводстве и кадровом учете; как быстро ликвидировать «пробелы» в собственной профессиональной подготовке; что делать, если недостаточно собственных знаний; должен ли кадровик знать бухучет и какие познания в юриспруденции пригодятся.
· Готовимся к аудиту кадровой документации: когда он необходим; как убедить руководство и построить отношения с коллегами, где искать помощников и кому поручить. Определение целей и задач проведения аудита, предмета аудиторской проверки и круга анализируемых документов; алгоритм подсчета примерного времени, необходимого для проведения аудита.
· С чего начать: как расставить приоритеты в проведении аудита и верно определить последовательность действий. Подбираем литературу, сопутствующие материалы и образцы документов. Поможет ли Вам интернет?
· Вырабатываем тактику проведения аудита кадровой документации: как не ходить «по кругу» и ничего не забыть; намечаем основные направления и определяем способы оптимизации работы. Методы проведения аудиторской проверки.
· Раскладываем по полочкам: как систематизировать документы для проведения аудита и выявить документы, не относящиеся к предмету проверки и не отложить в сторону нужное; что необходимо убрать от «посторонних глаз».
· Схема проведения аудита по каждой кадровой операции и каждой группе кадровых документов (выработка штатного расписания, прием на работу, предоставление отпуска и т.д.).
· На особом положении: что нужно проверить применительно к отдельным категориям работников (иностранные граждане, инвалиды, пенсионеры, студенты и пр.).
· Бесследно исчезнувшие: как и где можно обнаружить кадровые документы, созданные предшественниками; как проверить, создавались ли они вообще.
· Устраняем ошибки: как проверить, действительно ли ошибка имела место, какими способами она может быть оптимально устранена. Документы, не поддающиеся исправлению.
· «Задним числом»: возможно ли «такое» и в каких случаях.
· Открываем сейф: как запросить у коллег трудовые книжки, личные медицинские книжки и документы для личных дел.
· Журналы учета: Ваши помощники или враги? Какие журналы учета необходимы в работе кадровой службы.
· Сам себе адвокат: как быстро и надежно проверить, соответствует ли анализируемый документ законодательству.
· Все ли Вы знаете о делопроизводстве: требования нормативных документов к составлению, оформлению и работе с документами. Что нужно проверить в кадровой документации с точки зрения делопроизводства.
· «Не сказал ли я лишнего?»: как построить работу с конфиденциальной информацией (коммерческой и иной тайной, персональными данными и т.п.).
· «Выездной» аудит: какие документы, связанные с кадровой работой, должны быть у коллег (бухгалтерия, юристы, секретари и др.). Какие из этих и «посторонних» документов кадровик должен изучить в обязательном порядке.
· Чья это работа?: коротко об аудите смежных с кадровым участков работы (охрана труда, воинский учет, работа с фондами и др.).
· На заметку: порядок фиксирования информации, замечаний и предложений, возникающих в ходе аудита.
· «Разве я не прав?»: Наиболее типичные заблуждения кадровика о кадровой документации и кадровом учете. Причины их возникновения и способы избавится.
· Если главбух утверждает иное…: как убедить коллег в своей правоте, где искать «правду»; как защитить свою точку зрения; какой точки зрения придерживаться, если имеется несколько мнений на одну проблему.
· Немного о психологии: как устранить и предотвратить конфликты с руководством, коллегами, партнерами, которые могут возникнуть в ходе проведения аудита. Как узнать интересующую Вас информацию и познакомиться с документами, хранящимися у коллег. О чем не должен умолчать директор.
· Подводим итоги: способы фиксирования результата аудита; как довести результат аудита кадровой документации до сведения заинтересованных лиц; о каких нарушениях сообщить руководству и коллегам и в какой форме. Выработка рекомендаций по ведению кадрового учета и оформлению кадровой документации. Как улучшить работу отдела кадров.
· Легко ли напугать директора?: как убедить руководителя соблюдать закон; какие привести аргументы для оптимизации работы по кадровому делопроизводству; к каким последствиям могли привести нарушения ведения кадровой документации; как минимизировать последствия выявленных нарушений в кадровой работе. Что руководитель обязательно должен принять к сведению.
· Как отвести «беду»: всегда ли кадровик виноват; как обезопасить себя от возможных нареканий со стороны проверяющих и руководства, как можно оправдаться. Разграничение ответственности за нарушения законодательства. Юридическая ответственность кадровика.
· Выработка стратегии взаимоотношений с проверяющими: как подготовить ответ на сложный вопрос, чем можно объяснить имеющееся нарушение. Как повернуть ситуацию в свою пользу. Всегда ли инспектор прав?
· «Как много я узнал!…»: подведем итоги аудита для себя и определим собственные «слабые» места в профессиональной подготовке.
Подведение итогов семинара-практикума: ответы на вопросы, анализ конкретных практических ситуаций, консультирование участников.