Семинар: Успешный секретарь. Основные моменты эффективной деятельности. Семинар прошёл

Код 20459


О чём семинар?

Цели:

· ознакомиться с основными принципами работы секретаря организации (секретаря подразделения, помощника руководителя) с учетом особенностей современного рынка;

· познакомиться с основами делового этикета, научиться грамотно и эффективно использовать современные методы и техники работы с информацией;

· получить знания по основам делопроизводства и документооборота в компании.

Для кого семинар?

Секретарь, офис-менеджер

Программа семинара

1. Успешный секретарь и его имидж.

· Современные требования к секретарю

· Профессиональные задачи секретаря

· Обязанности, функции и возможности секретаря

· Работа секретаря – составляющая успеха современного предприятия, фирмы

· Секретарь – лицо компании: особенности личностных и профессиональных качеств секретаря. Имидж секретаря и его влияние на имидж компании

· Индивидуальный рабочий стиль

· Клиент-ориентированный подход – особенности современного рынка

2. Коммуникации секретаря

· Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки. Правила обработки телефонных звонков. Регистрация входящих звонков

· Особенности общения по телефону. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания.

· Речевой этикет и культура деловой речи

· Правила ведения деловых бесед. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника

· Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Лицо, мимика, поза

· Правила делового этикета при представлении и знакомстве

· Правила использования визитных карточек

· Определение потребности клиента (посетителя) компании по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности

· Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону

· Невербальные коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте.

· Конфликтные ситуации. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техника отказа.

3. Секретарь и руководитель

· Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем

· Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Организация встреч, совещаний, переговоров. Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всего предприятия

· Тайм-менеджмент. Эффективное управление своим временем

· Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени· Прием и регистрация посетителей. Представление

· Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. Устройство в гостиницу.

· Встреча партнеров, организация предварительной беседы

· Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Схемы рассадки за столом переговоров. Повестка дня. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек.

· Встреча, приветствие гостей

· Подача чая, кофе, прохладительных напитков

· Умение говорить и принимать комплименты

· «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять.

· Выбор подарков партнерам по поручению руководителя

4. Особенности взаимодействия с коллегами по работе

· Взаимоотношения «секретарь-сослуживцы»

· Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений

· Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы)

· Корпоративная культура: фирменный стиль организации

5. Делопроизводство и работа с информацией

· Основы делопроизводства. Роль и место делопроизводства в управленческом процессе

· Работа с информацией: структурирование и алгоритмы передачи. Как вовремя и точно передавать информацию

· Документ как носитель информации. Классификация документов (ГОСТ Р 6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ)

· Документационное обслуживание деятельности компании

· Входящая, исходящая и внутренняя документация

· Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции

· Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения

· Контроль исполнения документов· Формирование и оформление дел

· Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции

· Понятие «деловая переписка». Жанры деловых писем. Письма с положительными сообщениями. Особенности писем негативного содержания. Претензии, Отказы. Ответы на письма жалобы

· Специфика передачи информации в письменной коммуникации

· Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты

· Стилистика письма. Критерии делового стиля

· Реквизиты документов, их использование при составлении документов· Виды бланков. Разработка бланков предприятия

· Хранение документов. Оперативное хранение документов. Комплектование архива

· Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

· Электронный документооборот