Семинар: Документооборот и архив в современной организации Семинар прошёл

Код 22523


О чём семинар?

Организация эффективного документооборота: Организация электронного архиваНоменклатура дел: Требования к помещению архиваТребования к организации деятельности архива

Для кого семинар?

Сотрудники службы ДОУ, офис-менеджеры, делопроизводители, секретари ,архивариус

Программа семинара

Организация эффективного документооборота:

Виды бланков

Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа;

Понятие копии и подлинника

  • виды копий

  • порядок удостоверения и оформления копий.

Текст документа. Общие требования.

Организационные документы (устав, положение, правил, инструкции)

Информационно-справочные документы (акты, справки, объяснительные и докладные записки, письма, телеграммы и др.);

Прием, доставка, отправка документов;

Учет объема документооборота;

Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов

Формы регистрации

Контроль за сроками исполнения, технология ведения контроля;

Особенности работы с финансовыми документами. Нормы времени на работы по созданию и обработке документации;

Систематизация документов;

Номенклатура дел:

  • виды,

  • работа с номенклатурой;

Правила формирования и ведения дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве;

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу;

Экспертиза ценности документов. Положение об экспертной комиссии;

Оформление результатов экспертизы. Сдача дел в архив.

Правовые и организационно методические вопросы работы архива предприятия

Основные правила работы архивов

Требования к организации архива организации

  • Организация архива на предприятиях различных форм собственности.

  • Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников архива.

  • Требования к оборудованию архива

Режим хранения.

  • Режим доступа в архив

  • Ответственность за состояние документального и архивного фонда.

  • Перечни Требования к размещению, классификации и учету документов в архиве со сроками хранения и их применение.

  • Обеспечение сохранности документов.

Требования к помещению архива.

  • Размещение, классификация и учет документов в архиве.

  • Ответственность за правильность формирования, оформления дел и обеспечение их сохранности

Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, предисловие к описям).

Информационно-справочная работа с документами архива. Составление паспорта ведомственного архива.

Требования к организации деятельности архива.

Основные правила работы архивов организаций.

Ответственность за состояние документального фонда.

Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения.

Правила формирования и оформления дел.

Организация архивохранилища.

Прием-передача документов на архивное хранение.

Использование документов архива.

  • Выдача документов для работы сотрудникам организации и во временное пользование, выдача дел в сторонние организации, правоохранительные органы.

  • Выдача справок социально-правового характера.

Виды работ, необходимые для работы архива.

Возможные меры

  • Экспертиза ценности документов ведомственного архива.

  • Положение об Экспертной комиссии.

  • Организация ее работы.

  • Критерии отбора документов.

  • Порядок проведения экспертизы ценности документов.

  • Оформление результатов экспертизы. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу.

Особеrнности передачи в архив и хранения финансовых документов.

Порядок выделения дел к уничтожению для восстановления поврежденных документов, оказание платных услуг.

Изъятие документов из архива.

Работа с архивными запросами.

  • Требования к составлению архивных справок, копий, выписок.

  • Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

  • Составление исторической справки к документам.

Взаимоотношения с учреждениями системы федеральной архивной службы России.

Заключение договоров с госархивами.

Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.

Организация электронного архива.

Нормативная база в области хранения документов на электронных носителях.

Понятие электронного архива.

Технология внедрения электронного документооборота.

Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран.

Особенности экспертизы ценности электронных документов.

Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения.

Электронный архив документов.

Создание и управление структурой архива электронных документов.

Хранение электронных документов различных форматов (pdt, doc, itf и др.).

Разделение прав доступа к документации.

Система безопасности

Всем слушателям семинаров и тренингов выдаются раздаточные материалы. Методические пособия могут быть как на бумажном, так и на электронном носителе.