Семинар: Тайм-менеджмент: современные методики и решения по управлению временем, практикум в ms outlook Семинар прошёл
О чём семинар?
Для кого семинар?
Программа семинара
Навыки тайм-менеджмента и личной эффективности становятся неотъемлемыми и крайне важными для современного руководителя и специалиста. Практика показывает, что сотрудник, умеющий планировать и организовывать свое время, успевает выполнять объём работ в 1,5 - 2 раза больше, чем его среднестатистический коллега. И на это он затрачивает практически такое же количество энергии. Даже при экономии 2 часов в день высвобождается более 12 дополнительных недель в год! При умножении 12 недель на количество сотрудников в организации получается большой резерв времени, который можно потратить на любые цели: развитие, выполнение стратегических проектов, разработка новых продуктов, выход на новые рынки, оптимизация бизнес-процессов и т.д.
Основной акцент на втором дне семинара делается не на том "какие нажимать кнопки", а на том как решать практические бизнес-задачи с помощью MS Outlook (т.е. правильно планировать задачи и встречи, контролировать исполнение задач и бизнес-процессов, эффективно работать с электронной почтой и большими объёмами информации). Поэтому по результатам обучения участники получают знания + навыки как по работе в MS Outlook, так и по основам тайм-менеджмента.Особое внимание уделено интеграции MS Outlook с программными продуктами бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов (MS Visio, Business Studio и др.), как перспективному направлению развития.Семинар-практикум предназначен для всех руководителей и специалистов вне зависимости от сферы деятельности и отрасли. В первую очередь рекомендуется пройти обучение тем руководителям и специалистам, которые работают с большими объёмами информации, имеют высокую трудовую загрузку, участвуют во многих бизнес-процессах организации, выполняют сложные и многопрофильные задачи. Семинар-практикум даёт ответы на следующие вопросы: Как правильно планировать своё время, задачи, встречи? Как расставлять приоритеты в работе и выбирать главное? Как контролировать бизнес-процессы и исполнение задач (поручений)? Как разработать и внедрить стандарт управления временем на уровне организации? Как автоматизировать и ускорить согласование документов и регламентов бизнес-процессов? Как выполнять хронометраж задач и бизнес-процессов, вести измерение и учёт ключевых показателей KPI тайм-менеджмента? Как использовать модели и регламенты бизнес-процессов для планирования и назначения задач в MS Outlook (в том числе разработанные в других системах: MS Visio, Business Studio и др.)? Как синхронизировать информацию и календари, работая на нескольких компьютерах и мобильных устройствах? Как применять базовые и сервисные функции MS Outlook на профессиональном уровне? Какие особенности и «тонкости» имеет MS Outlook, которые не известны обычным пользователям?1 ДЕНЬ CОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДИКИ И ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ
1. Основы управления бизнес-процессами и их связь с тайм-менеджментом Система управления бизнес-процессами и процессный подход: основные понятия и компоненты Типы и особенности бизнес-процессов в организации, технологические карты и регламенты Бизнес-навигатор: база знаний о всей деятельности организации (содержание и разработка) Методика и нотации описания бизнес-процессов, примеры основных бизнес-моделей организации Обзор программных продуктов бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов (Business Studio, MS Visio и др.) Практические рекомендации по управлению проектами организационно-корпоративного развития (Project management) Связь бизнес-процессов и тайм-менеджмента (оперативного управления)
2. Тайм-менеджмент: методики и успешные практики Основные понятия, принципы и значение тайм-менеджмента Архитектура системы тайм-менеджмента и методики её разработки Корпоративный и личный тайм-менеджмент (включая Life management) Стандарт тайм-менеджмента для организации (содержание и внедрение) Соглашения о качестве внутренних услуг и исполнения задач в организации (SLA – Service Level Agreement), примеры Сбалансированная система показателей BSC / KPI: примеры основных компонентов и их связь с тайм-менеджментом Система мотивации персонала, примеры
3. Планирование целей и задач Разработка дерева целей и стратегических проектов Связь долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования (год, месяц, неделя, день) Разработка личных и корпоративных показателей KPI для измерения достижения целей Планирование достижения целей (пошаговый план, графические модели – «дорожные карты») Типы и особенности задач в тайм-менеджменте (жёсткие, гибкие, плавающие и др.) Планирование задач на неделю и день, работа с календарём (ежедневником) Нормирование времени, определение оптимальной длительности выполнения задач и бизнес-процессов, экономия времени Техника расстановки приоритетов задач, баланс срочного и важного Делегирование задач: рекомендации, примеры и методы стимулирования сотрудников Система контроля исполнения поручений руководителя
4. Достижение целей и эффективное выполнение задач Анализ и минимизация поглотителей времени Анализ и минимизация прерываний (отвлечений) в работе Хронометраж и измерение ключевых показателей тайм-менеджмента (KPI) Технические методы повышения личной эффективности и опыт их применения: быстрое чтение и печать на клавиатуре, методы поддержки принятия решений, бенчмаркинг, правильная организация рабочего места, автоматизация выполнения задач, оптимизация телефонных звонов, структурирование информации и др. Психологические методы повышения личной эффективности Работа в режиме многозадачности и повышенных нагрузок, рекомендации по обеспечению высокой и стабильной работоспособности Оптимизация подготовки и проведения совещаний, коллективной работы Работа с неприятными и сложными («неподъёмными») задачами Технологии отдыха Контроль и анализ достижения целей, индивидуальная панель управления для руководителя и сотрудника
2 ДЕНЬ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В MICROSOFT OUTLOOK: ОТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ К ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
5. Интерфейс и базовые функции MS Outlook Главное меню («лента») Область навигации Учётные записи, файлы данных, резервное копирование Представления: просмотр, создание, настройка Работа с контактами (адресная книга): создание, настройка, отображение, история взаимодействия по контакту
6. Раздел «Почта» Основные функции и настройки раздела «Почта» Правила и мастерство деловой переписки Обработка входящих и исходящих писем (правила эффективной работы с информацией) Поиск писем по параметрам Настройка каталога папок для хранения писем Работа с несколькими почтовыми серверами (учётными записями) Настройка многоуровневого метода защиты от нежелательных сообщений (спама), фильтры (правила)
7. Раздел «Задачи» Основные функции и настройки раздела «Задачи» Планирование и назначение задач Группировка задач по бизнес-процессам и другим категориям Контроль исполнения задач и поручений: активные, завершённые, просроченные задачи Контроль согласования бизнес-процессов и документов с помощью новых пользовательских полей Хронометраж бизнес-процессов и задач (учёт и анализ времени выполнения, длительность) Импорт задач в MS Outlook из моделей бизнес-процессов, разработанных в программных продуктах бизнес-моделирования (MS Visio, Business Studio, ARIS) и управления проектами (MS Project)
8. Раздел «Календарь»Основные функции и настройки раздела «Календарь» Планирование задач, встреч (событий) в календаре, жёсткие и гибкие встречи Условное форматирование: автоматическая подсветка встреч в календаре в зависимости от типа и названия встречи Повторяющиеся встречи (события) Поиск встреч по ключевым словам, отбор встреч по параметрам Работа с панелью задач в календаре, бюджетирование времени в календаре на выполнение задач Хронометраж задач и встреч в календаре (учёт и анализ времени выполнения, длительность) Работа с несколькими календарями Экспорт / импорт календаря, синхронизация с внешними календарями (Google Calendar и др.)