Семинар: Построение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии внедрения, адаптации, использования, управления. Семинар прошёл
Код 23893
О чём семинар?
Семинар «Построение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии внедрения, адаптации, использования, управления»
23 июля — 27 июля 2013 года
Для кого семинар?
руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретариата, помощники руководителей и все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов
Программа семинара
1. Современная система документооборота как возможность управления организацией. Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации. Анализ эффективности движения информационных потоков.
2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.
Федеральная целевая программа «Электронное общество» (2011 – 2018).
Основные правила работы архивов организаций 2002.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006.
ГОСТ Р ИСО – 15489 «Управление документацией. Общие требования» 2007.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 15.06.2009.
Положение о системе межведомственного электронного документооборота 22.09.2009.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 23.12.2009.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» 06.04.2011.
Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях 2007 г.
3. Системный подход к управлению документами.
Система управления документами: методология проектирования и внедрения.
Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
4. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией.
Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.
Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.
Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
Условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.
5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.
6. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и архивного хранения: учет всех информационных документов; работа с текстами документов; автоматизация контроля движения исполнения документов; получение справочной информации; поисковые системы по документам; отбор и хранение документов в папках; анализ документооборота; комплексное ведение электронного архива.
Обзор современных систем автоматизации работы с документами: "Directum", "БОСС-референт", "Дело", "Globus Professional", "Pey Dox", "1C: Документооборот 8", "1Е Евфрат", "Мотив" и других.
Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
7. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы и решения.
Этапы создания СЭД на предприятии. Методические аспекты.
Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
Разработка технического задания, технического проекта и рабочих документов по внедрению (договоры, акты и др.).
Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД. Проблемы и решения.
Организация сопровождения и обслуживания СЭД.
8. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.
Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно-распорядительных и технических документов предприятия.
Построение маршрутов согласования документов.
Обмен данными между подразделениями.
Системы контроля исполнения документов.
Формирование отчетов.
Сканирование документов.
Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов.
Организация электронного архива.
9. Информационные технологии в архивном деле. Организация хранения электронных документов. Виды электронных архивов. Принципы создания электронного архива. Методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами. Единая коммуникационная среда. Оцифровка и распознавание бумажных архивов.
10. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.
Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.
Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов.
Организация электронных архивов. Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.
11. Практические примеры использования электронных систем.
Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.
Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Занятия проводят консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ >>>
2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.
Федеральная целевая программа «Электронное общество» (2011 – 2018).
Основные правила работы архивов организаций 2002.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006.
ГОСТ Р ИСО – 15489 «Управление документацией. Общие требования» 2007.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 15.06.2009.
Положение о системе межведомственного электронного документооборота 22.09.2009.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 23.12.2009.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» 06.04.2011.
Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях 2007 г.
3. Системный подход к управлению документами.
Система управления документами: методология проектирования и внедрения.
Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
4. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией.
Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.
Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.
Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
Условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.
5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.
6. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и архивного хранения: учет всех информационных документов; работа с текстами документов; автоматизация контроля движения исполнения документов; получение справочной информации; поисковые системы по документам; отбор и хранение документов в папках; анализ документооборота; комплексное ведение электронного архива.
Обзор современных систем автоматизации работы с документами: "Directum", "БОСС-референт", "Дело", "Globus Professional", "Pey Dox", "1C: Документооборот 8", "1Е Евфрат", "Мотив" и других.
Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
7. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы и решения.
Этапы создания СЭД на предприятии. Методические аспекты.
Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
Разработка технического задания, технического проекта и рабочих документов по внедрению (договоры, акты и др.).
Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД. Проблемы и решения.
Организация сопровождения и обслуживания СЭД.
8. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.
Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно-распорядительных и технических документов предприятия.
Построение маршрутов согласования документов.
Обмен данными между подразделениями.
Системы контроля исполнения документов.
Формирование отчетов.
Сканирование документов.
Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов.
Организация электронного архива.
9. Информационные технологии в архивном деле. Организация хранения электронных документов. Виды электронных архивов. Принципы создания электронного архива. Методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами. Единая коммуникационная среда. Оцифровка и распознавание бумажных архивов.
10. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.
Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.
Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов.
Организация электронных архивов. Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.
11. Практические примеры использования электронных систем.
Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.
Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Занятия проводят консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ >>>