Семинар: Внедрение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии электронного документооборота. Семинар прошёл

Код 2773


О чём семинар?

На семинаре рассматриваются современные системы электронного документооборота. Предусматривается как теоретические, так и практические занятия, консультации, демонстрация применения средств автоматизации работы с документами.

Для кого семинар?

руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретариата, помощники руководителей и все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней)

1. Современная система документооборота как возможность управления организацией. Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации  
в организации.

2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002 - 2010). Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002.Основные правила работы архивов организаций 2002.

3. Правила работы с электронными документами: проблемы и решения. Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний  и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией. Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.

4. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдений правил оформления документов и ответственность 
за нарушение стандартов и инструкций.

5. Формирование баз данных в офисе (на примере Microsoft Access).
Основные сведения по проектированию баз данных. Назначение и структура базы данных. Инструменты системы управления базой данных. Практическое занятие по созданию базы данных:

создание таблицы «сотрудники» с помощью мастера таблиц;
редактирование базы данных;
создание и редактирование формы для ввода данных;
сортировка и фильтрация данных;
создание и редактирование отчетов.

6. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации. Совместимость автоматизированных систем и сложившийся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов. Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Организация электронных архивов. Текущее  и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов  в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.

7. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота и архивного хранения:

учет всех информационных документов;работа с текстами документов;автоматизация контроля движения исполнения документов;

получение справочной информации;поисковые системы по документам;отбор и хранение документов в папках;

анализ документооборота;комплексное ведение электронного архива. Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Hamingberd», «Tilos», «Directum», «Docvision», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Босс-референт», «Гран-Док», «Кодекс: документооборот» и других. 
Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению   
в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.

8.Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа  с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

Занятия проводят консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.

Занятия проходят в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга с использованием лекционных и практических методов обучения, демонстрацией применения средств автоматизации работы с документами.

Всем участникам семинара выдается Сертификат о прохождении курса повышения квалификации по направлению «Организация автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов».

Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по тематике семинара.

Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа, включающая обзорную экскурсию по Санкт-Петербургу и поездку  в Петергоф – город фонтанов.