Семинар: Секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя. Тренинг практических навыков: телефонные переговоры, деловая этика, управление временем. Семинар прошёл

Код 415

Программа семинара

1 день:

Трансляция имиджа организации через общениеМировоззрение успешного секретаря. Современные требования к секретарю.

Клиент-ориентированный подход.

Секретарь - лицо компании: личностные и профессиональные качества секретаря.

Имидж секретаря и его влияние на имидж компании.

Обязанности, функции и возможности секретаря. Профессиональные задачи секретаря.

Индивидуальный рабочий стиль.

Основы делового имиджаОсобенности телефонного общения: плюсы и минусы. Работа с голосом.

Коммуникативные барьеры, психологические закономерности при передаче, получении и сохранении информации. Виды слушания. Активное слушание.

Управление беседой с помощью вопросов.

Правила ведения деловых бесед.

Содержательный и личный план беседы.

Телефонный этикет: как действовать. Входящие и исходящие звонки

Стандарты обработки звонков.

Взаимодействие с клиентами в офисеОпределение потребности клиента компании по телефону или личной встречи, и решение вопроса в рамках своей компетентности

Психологические позиции в деловом общении. Техники Активного Слушания.

Техника партнерского (диалогического) общения при разрешении конфликта: как превратить конфликт в конструктивный разговор.

Техника отказа

Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону.

Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь-сослуживцы», «Секретарь-посетители».

2 день:

.

Делопроизводство и работа с информациейРабота с информацией: структурирование и алгоритмы передачи

Как вовремя и точно передавать информацию и фиксировать все контакты

Основы делопроизводства.

Современное делопроизводство организации

Роль и место делопроизводства в управленческом процессе.

Документ как носитель информации. Классификация документов.

Новое в нормативной базе делопроизводства организаций

ГОСТ Р 6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ.

Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов

Документационное обслуживание деятельности фирмы.

Входящая, исходящая и внутренняя документация

Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции.

Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения.

Ведение внутренней и внешней деловой переписки

Организация документооборота.

Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.

Контроль исполнения документов.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел

Деловая переписка. Понятие «деловая переписка», виды деловой переписки.

Письма с положительными сообщениями.

Особенности писем негативного содержания.

Претензии, Отказы. Ответы на письма жалобы.

Специфика передачи информации в письменной коммуникации

Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты.

Стилистика письма. Критерии делового стиля

Эффективная организация рабочего дня.Методы эффективного использования времени, умение расставлять приоритеты.

Постановка целей и определение приоритетов в работе секретаря. Умение распределять дела по степени их приоритетности.

Искусство уточнять задачи и приоритеты, поступающие от других.

Искусство организации совещаний, выступлений, интервью.

Планирование времени. Методы эффективного планирования рабочего дня, недели и месяца.