Семинар: Эффективная работа службы документационного обеспечения управления Семинар прошёл

Код 4206


О чём семинар?

На семинаре рассматриваются технологии оптимизации деятельности службы ДОУ, проблемы автоматизации работы и правовые вопросы.

Для кого семинар?

руководители и специалисты отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, секретариата, архива, помощники руководителей и все сотрудники, ответственные за делопроизводство, учет, прием и хранение документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):

1. Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

2. Обеспечение информационных связей в организации.
Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль специалиста службы ДОУ в управлении документационно-информационными потоками.

3. Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование.
Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Задачи и функции отделов службы ДОУ: канцелярии, архива. Схемы взаимодействия между отделами. Нормативы времени на выполнение работ. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.

4. Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.

5. Современная нормативно-методическая база по делопроизводству.
Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности. Разработка инструкций по делопроизводству и их внедрение.

6. Документооборот организации и его составляющие. Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.

7. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

8. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.

9. Контроль исполнения документов и поручений.
Культура работы с документами на рабочих местах. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.

10. Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.

11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

12. Автоматизация работы службы ДОУ.

• Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.

• Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота “Documentum”, “Hamingberd”, “Tilos”, “Directum”, “Docvision”, “Евфрат-Документооборот”, “Дело”, “Босс-референт”, “Гран-Док”, “Кодекс: Документооборот”. Принципы выбора системы электронного документооборота.

• Практические примеры использования электронных систем на примере системы «Тайлос». Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

13. Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.

14. Организация эффективной работы службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях.

15. Правовые вопросы в работе службы ДОУ.

• Современные тенденции организации договорной работы. Гражданский кодекс РФ о гражданско-правовых сделках (договор-подряд, договор оказания возмездных услуг).

• Обеспечение защиты коммерческой и служебной тайны при работе службы ДОУ. Обязанности сотрудников службы ДОУ по обеспечению режима конфиденциальности в соответствии с Гражданским и Трудовым кодексами и Федеральным законом 
«О коммерческой тайне».

• Правовое регулирование трудовых отношений в службе ДОУ. Что надо знать руководителю о правовом положении сторон трудовых отношений: новое в заключении, расторжении, изменении трудового договора. Материальная, дисциплинарная, административная ответственность работников.

16. Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов. Выездное занятие по теме семинара.

Занятия проводят
специалисты-практики в области организационного развития, юриспруденции, бизнес-психологии, консультанты по организации документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства.

Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.

Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.