Семинар: Секретарь-координатор коммуникативных процессов в офисе Семинар прошёл

Код 4638


О чём семинар?

Рассматриваются практические проблемы в области организации коммуникативной культуры в работе секретаря.

Для кого семинар?

секретари, администраторы, офис-менеджеры, помощники руководителей и другие заинтересованные лица.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):

1. Современные требования к должности секретаря.
Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Профессиональный имидж. Коммуникативная уверенность. Рациональное планирование рабочего времени.

2. Деловая коммуникация в работе секретаря.

Организация и обеспечение информационных связей в организации. Внутрифирменные коммуникации. Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Роль секретаря в управлении информационными потоками. Методы расстановки приоритетов в принимаемой и передаваемой информации.

Организация приема посетителей. Взаимодействие с посетителями: правила клиентоориентированного сервиса. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема посетителей с минимальными затратами времени.

Организация взаимодействия с руководителем. Выбор стиля взаимодействия. Правила дистанционного общения. Планирование рабочего дня руководителя, защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков. Соблюдение конфиденциальности. Участие секретаря в организации совещаний и ведении деловых переговоров.

Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Общение и профессиональная этика. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Особенности психологической совместимости.

Формирование позитивного имиджа организации. Участие секретаря в формировании корпоративной культуры организации. Организация корпоративных мероприятий: корпоративные праздники, поздравление сотрудников и партнеров, информационные доски, электронная газета, корпоративные папки.

3. Секретарь – мастер коммуникации.

Навыки эффективного общения.

• Как установить атмосферу взаимопонимания.

• Основы построения конструктивного взаимодействия.

• Роль вербальной и невербальной коммуникации.

• Стили взаимодействия и создание гибкой стратегии поведения.

• Правила вхождения в контакт.

• Техника построения информационного диалога.

• Приемы активного слушания.

• Техники постановки вопросов: вопросы для уточнения, выяснения, прояснения, подтверждения информации.

• Приемы снятия напряжения в диалоге: техники поднятия значимости партнера, техники амортизации.

• Способы применения аргументации.

Трудные ситуации общения.

• Психологические типы «сложных» людей. Приемы взаимодействия со «сложными» людьми.

• Агрессивное поведение и методы общения с агрессивными людьми.

• Манипуляции в общении. Техники противостояния чужому влиянию.

• Конфликтные ситуации и конфликтное поведение.

• Правила профилактики конфликта. Роль посредника в разрешении конфликта.

• Саморегуляция в ситуациях конфликта.

4. Телефонная коммуникация.
Законы восприятия информации на слух. Техники эффективного общения по телефону. Выбор информации при общении с разными типами людей. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.

5. Деловой стиль передачи информации.

Письменные формы деловой коммуникации. Деловой документ – инструмент поддержания деловых контактов. Официально-деловой стиль управленческих документов. Язык и стиль деловой переписки. Разработка типовых и трафаретных текстов. Этика делового письма. Международная переписка. Особенности составления и оформления писем зарубежным партнерам.

Мастерство устной коммуникации. Интонации, логическое ударение, паузы, темп, ритм. Культура устной речи, формулы речевого этикета, эффективный комплимент. Коммуникативные запреты.

6. Культура деловой коммуникации.

• Поведенческий этикет. Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации.

• Этикет для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям. Встреча в офисе или зале для переговоров. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.

• Подготовка и обслуживание совещаний.

• Телефонные переговоры – протокольные нормы.

Занятия проводят
специалисты в области организаций коммуникаций и коммуникативной культуры с использованием активных методов обучения: деловых игр, практических упражнений, групповых дискуссий для анализа и решения конкретных рабочих ситуаций.

Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.

Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.