Семинар: Секретарь-координатор коммуникативных процессов в офисе Семинар прошёл
О чём семинар?
Для кого семинар?
Программа семинара
ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):
1. Современные требования к должности секретаря.
Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Профессиональный имидж. Коммуникативная уверенность. Рациональное планирование рабочего времени.2. Деловая коммуникация в работе секретаря. Организация и обеспечение информационных связей в организации. Внутрифирменные коммуникации. Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Роль секретаря в управлении информационными потоками. Методы расстановки приоритетов в принимаемой и передаваемой информации.Организация приема посетителей. Взаимодействие с посетителями: правила клиентоориентированного сервиса. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема посетителей с минимальными затратами времени.Организация взаимодействия с руководителем. Выбор стиля взаимодействия. Правила дистанционного общения. Планирование рабочего дня руководителя, защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков. Соблюдение конфиденциальности. Участие секретаря в организации совещаний и ведении деловых переговоров.Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Общение и профессиональная этика. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Особенности психологической совместимости.Формирование позитивного имиджа организации. Участие секретаря в формировании корпоративной культуры организации. Организация корпоративных мероприятий: корпоративные праздники, поздравление сотрудников и партнеров, информационные доски, электронная газета, корпоративные папки.3. Секретарь – мастер коммуникации.Навыки эффективного общения.• Как установить атмосферу взаимопонимания.• Основы построения конструктивного взаимодействия.• Роль вербальной и невербальной коммуникации.• Стили взаимодействия и создание гибкой стратегии поведения.• Правила вхождения в контакт.• Техника построения информационного диалога.• Приемы активного слушания.• Техники постановки вопросов: вопросы для уточнения, выяснения, прояснения, подтверждения информации.• Приемы снятия напряжения в диалоге: техники поднятия значимости партнера, техники амортизации.• Способы применения аргументации.Трудные ситуации общения.• Психологические типы «сложных» людей. Приемы взаимодействия со «сложными» людьми.• Агрессивное поведение и методы общения с агрессивными людьми.• Манипуляции в общении. Техники противостояния чужому влиянию.• Конфликтные ситуации и конфликтное поведение.• Правила профилактики конфликта. Роль посредника в разрешении конфликта.• Саморегуляция в ситуациях конфликта.4. Телефонная коммуникация.
Законы восприятия информации на слух. Техники эффективного общения по телефону. Выбор информации при общении с разными типами людей. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.5. Деловой стиль передачи информации.Письменные формы деловой коммуникации. Деловой документ – инструмент поддержания деловых контактов. Официально-деловой стиль управленческих документов. Язык и стиль деловой переписки. Разработка типовых и трафаретных текстов. Этика делового письма. Международная переписка. Особенности составления и оформления писем зарубежным партнерам.Мастерство устной коммуникации. Интонации, логическое ударение, паузы, темп, ритм. Культура устной речи, формулы речевого этикета, эффективный комплимент. Коммуникативные запреты.6. Культура деловой коммуникации.• Поведенческий этикет. Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации.• Этикет для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям. Встреча в офисе или зале для переговоров. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.• Подготовка и обслуживание совещаний.• Телефонные переговоры – протокольные нормы.
Занятия проводят
специалисты в области организаций коммуникаций и коммуникативной культуры с использованием активных методов обучения: деловых игр, практических упражнений, групповых дискуссий для анализа и решения конкретных рабочих ситуаций.
Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.