Семинар: Внедрение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии электронного документооборота. Семинар прошёл
О чём семинар?
Для кого семинар?
Программа семинара
ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):
1. Современная система документооборота как возможность управления организацией.
Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации. 2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.• Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002 - 2010).• Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002.• Основные правила работы архивов организаций 2002.3. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001.
Требования к управлению документами.• Система управления документами: методология проектирования и внедрения.• Процессы управления документами.4. Правила работы с электронными документами: проблемы и решения.
• Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией. • Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.• Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.• Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву
(инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.6. Работа с документами в системе электронного документооборота. • Разработка нормативных документов по внедрению автоматизированной системы делопроизводства.• Процессы обработки документов (регистрация входящих, исходящих и внутренних документов).• Процесс согласования организационно-распорядительных документов, система контроля исполнения документов.• Обмен данными между подразделениями.• Формирование отчетов.• Сканирование документов.• Организация электронного архива.7. Организация хранения электронных документов. Информационные технологии в архивном деле. Виды электронных архивов. Принципы создания электронного архива. Методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами.8. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.• Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.• Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов.• Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Организация электронных архивов. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.9. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота и архивного хранения:
учет всех информационных документов;
работа с текстами документов;
автоматизация контроля движения исполнения документов;
получение справочной информации;
поисковые системы по документам;
отбор и хранение документов
в папках;
анализ документооборота;
комплексное ведение электронного архива.Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Hamingberd», «Directum», «Docvision», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Босс-референт», «Гран-Док», «Кодекс: документооборот» и других. Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.10. Практические примеры использования электронных систем. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Занятия проводят
консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.Занятия проходят
в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга с использованием лекционных и практических методов обучения, демонстрацией применения средств автоматизации работы с документами.
Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.