Семинар: Секретарь - помощник руководителя Семинар прошёл

Код 4830


О чём семинар?

На семинаре рассматриваются технологи оптимизации деятельности секретаря как помощника руководителя.

Для кого семинар?

секретари, помощники руководителей, секретари-референты, администраторы, офис-менеджеры и все заинтересованные лица.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):

1. Роль секретаря в структуре управления.

• Секретарь – координатор и организатор работы в офисе. Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции;
принятие решений во внештатной ситуации).

• Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Управление временем. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Виды и методы оперативного планирования.

• Управление информационными потоками;
коммуникации в организации.

• Информационно-документационное обслуживание руководителя. Стандарты ведения делопроизводства в соответствии с требованиями нового ГОСТа Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Контроль исполнения документов.

2. Секретарь – помощник руководителя.

• Деловой имидж секретаря – визитная карточка организации. Роль секретаря в создании личного имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.

• Место секретаря в команде руководителя. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила «дистанционного» общения.

3. Организация работы в приемной.

• Организация рабочего времени секретаря. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.

• Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.

4. Деловой стиль передачи информации.

• Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов.

• Редактирование текстов, приемы унификации служебных документов, культура переписки. Лингвистические особенности служебного документа (построение словосочетаний и предложений). Разработка типовых и трафаретных текстов.

• Составление деловых писем.

• Реферирование, подготовка докладов, устных выступлений руководителя.

5. Современные информационные технологии в работе секретаря.

• Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления.

• Электронный офис.

• Программа MS Outlook – электронный организатор. Планирование деятельности секретаря.

6. Деловой этикет и протокол.

• Фирменный стиль организации.

• Деловая женщина-профессионал. Формирование имиджа деловой женщины. Деловой стиль одежды.

• Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.

Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.

Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.

• Подготовка и обслуживание совещаний.

• Виды приемов и их организация. Правила этикета для организаторов и участников приема.

• Деловые подарки.

• Телефонные переговоры – протокольные нормы.

7. Эффективная коммуникация.

• Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика. Управление «информационным потоком».

• Организация коммуникативного процесса (деловая встреча, презентация, совещание, пресс-конференция, телефонная беседа). Техника активного слушания.

• Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Трудные ситуации общения. Конфликтное поведение. Управление конфликтами. Как противостоять чужому влиянию. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.

Занятия проводятся
в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга преподавателями-практиками с использованием деловых игр, элементов тренинга, ситуационных задач, видеофильмов.

Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.

Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.