Семинар: Внедрение системы автоматизации делопроизводства. Технологии хранения электронных документов. Семинар прошёл

Код 4910


О чём семинар?

Семинар посвящен проблемам внедрения системы электронного документооборота, проблемам архивного хранения и вопросам нормативно-методического обеспечения работы

Для кого семинар?

руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, информационных подразделений, и все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней)

Начало работы – 21 мая в 9.00

1. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.

• Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.

• Предназначение, возможности и основные характеристики систем 
электронного документооборота и архивного хранения: учет всех информационных документов;
работа с текстами документов;
автоматизация контроля движения исполнения документов;
получение справочной информации;
поисковые системы по документам;
отбор и хранение документов 
в папках;
анализ документооборота;
комплексное ведение электронного 
архива.

• Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Hamingberd», «Directum», «Docvision», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Босс-референт», «Гран-Док», «Кодекс: документооборот» и других.

• Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы 
с документами. Основные требования к программному обеспечению  
в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.

2. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения электронных документов.

3. Основные требования к системам хранения электронных документов в организации.

• Содержание понятий и терминов: термин «документ на электронном носителе, электронный документ»;
учетные единицы электронных документов;
определение подлинности электронных документов;
обеспечение сохранности электронных документов;
описание электронных документов.

• Принципы классификации документов, хранящихся на электронных носителях: в пределах архива;
в пределах архивного фонда.

• Обеспечение сохранности документов хранящихся на электронных 
носителях.

• Учет документов хранящихся на электронных носителях.

• Экспертиза ценности электронных документов.

• Описание документов хранящихся на электронных носителях.

• Уничтожение электронных документов.

4. Проблемы архивного хранения информации.

5. Информационные технологии в архивном деле.

Использование архивных документов, информационно-поисковый аппарат.

6. Виды электронных архивов: архив электронных документов, электронное хранилище документов организации.

7. Принципы создания электронного архива организации.

8. Методы заполнения электронного архива.

• Залповый ретроспективный ввод документов.

• Регламентированное пополнение архива в конце учетного периода.

• Постоянное пополнение архива документами системы электронного документооборота.

9. Работа с электронными документами, подготовка к передаче на архивное хранение в организации.

Создание, согласование, утверждение, регистрация электронных документов. Процедура «рассмотрение-исполнение», отчетность, контроль исполнения электронных документов. Списание «в дело», помещение в электронное хранилище.

10. Обзор аппаратных средств для обеспечения автоматизированного ввода документов в систему электронного документооборота или электронный архив (потоковое сканирование документов).

11. Обзор систем организации хранения электронных документов:
автоматизированные системы «электронный архив», сервисное оборудование, хранилища документов, роботизированные библиотеки, специализированное программное обеспечение.

Занятия проводят консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.

Занятия проходят
в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга с использованием лекционных и практических методов  обучения.

Всем участникам семинара выдается Сертификат о прохождении курса повышения квалификации по направлению «Менеджмент организации» на семинаре «Внедрение системы автоматизации делопроизводства. Технологии хранения электронных документов».

Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по тематике семинара.

Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа «Белые ночи в Санкт-Петербурге».