Семинар: Секретарь - помощник руководителя Семинар прошёл

Код 5117


О чём семинар?

Семинар посвящен актуальным проблемам оптимизации деятельности секретаря как помощника руководителя

Для кого семинар?

секретари, помощники руководителей, секретари-референты, администраторы, офис-менеджеры и все заинтересованные лица.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):


1. Роль секретаря в структуре управления.

Секретарь – координатор и организатор работы в офисе. Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции;
принятие решений во внештатной ситуации).

Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Управление временем. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Виды и методы оперативного планирования.

Управление информационными потоками;
коммуникации в организации.

Информационно-документационное обслуживание руководителя. Стандарты ведения делопроизводства в соответствии с требованиями нового ГОСТа Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Контроль исполнения документов.


2. Секретарь – помощник руководителя.

Деловой имидж секретаря – визитная карточка организации. Роль секретаря в создании личного имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.

Место секретаря в команде руководителя. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила «дистанционного» общения.


3. Организация работы в приемной.

Организация рабочего времени секретаря. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.

Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.


4. Деловой стиль передачи информации.

Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов.

Редактирование текстов, приемы унификации служебных документов, культура переписки. Лингвистические особенности служебного документа (построение словосочетаний и предложений). Разработка типовых и трафаретных текстов.

Составление деловых писем.

Реферирование, подготовка докладов, устных выступлений руководителя.


5. Современные информационные технологии в работе секретаря.

Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления.

Электронный офис.

Программа MS Outlook – электронный организатор. Планирование деятельности секретаря.


6. Деловой этикет и протокол.

Фирменный стиль организации.

Деловая женщина-профессионал. Формирование имиджа деловой женщины. Деловой стиль одежды.

Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.

Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.

Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.

Подготовка и обслуживание совещаний.

Виды приемов и их организация. Правила этикета для организаторов и участников приема.

Деловые подарки.

Телефонные переговоры – протокольные нормы.


7. Эффективная коммуникация.

Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика. Управление «информационным потоком».

Организация коммуникативного процесса (деловая встреча, презентация, совещание, пресс-конференция, телефонная беседа). Техника активного слушания.

Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Трудные ситуации общения. Конфликтное поведение. Управление конфликтами. Как противостоять чужому влиянию. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.


Занятия проводятся
в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга преподавателями-практиками с использованием деловых игр, элементов тренинга, ситуационных задач, видеофильмов.


Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.


Для всех участников семинара организованы
ежедневные обеды  и культурная программа «Белые ночи в Санкт-Петербурге».