Семинар: Внедрение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии электронного документооборота. Семинар прошёл

Код 5124


О чём семинар?

На семинаре рассматриваются технологии оптимизации документооборота, требования к управлению документами, технологии и нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.

Для кого семинар?

руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретариата, помощники руководителей и все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):


1. Современная система документооборота как возможность управления организацией.
Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации.


2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.

Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002 - 2010).

Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002.

Основные правила работы архивов организаций 2002.


3. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001. Требования к управлению документами.

Система управления документами: методология проектирования и внедрения.

Процессы управления документами.


4. Правила работы с электронными документами: проблемы и решения.

Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией.

Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.

Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.

Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.


5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота).
Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.


6. Работа с документами в системе электронного документооборота.

Разработка нормативных документов по внедрению автоматизированной системы делопроизводства.

Процессы обработки документов (регистрация входящих, исходящих и внутренних документов).

Процесс согласования организационно-распорядительных документов, система контроля исполнения документов.

Обмен данными между подразделениями.

Формирование отчетов.

Сканирование документов.

Организация электронного архива.


7. Организация хранения электронных документов. Информационные технологии в архивном деле. Виды электронных архивов. Принципы создания электронного архива. Методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами.


8. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.

Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.

Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов.

Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Организация электронных архивов. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.


9. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота и архивного хранения: учет всех информационных документов;
работа с текстами документов;
автоматизация контроля движения исполнения документов;
получение справочной информации;
поисковые системы по документам;
отбор и хранение документов  в папках;
анализ документооборота;
комплексное ведение электронного архива.

Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Hamingberd», «Directum», «Docvision», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Босс-референт», «Гран-Док», «Кодекс: документооборот» и других.

Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.


10. Практические примеры использования электронных систем.

Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.

Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.


Занятия проводят
консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.


Занятия проходят в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга с использованием лекционных и практических методов обучения, демонстрацией применения средств автоматизации работы с документами.


Все слушатели семинара обеспечиваются
комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.


Для всех участников семинара организованы
ежедневные обеды и культурная программа «Белые ночи в Санкт-Петербурге».