Семинар: Эффективный помощник руководителя: управление временем Семинар прошёл

Код 6208

Программа семинара

Целевая аудитория

  • Начинающие и квалифицированные помощники руководителей, нацеленные на профессиональный рост, желающие организовать свою работу так, чтобы она приносила максимум удовольствия при минимуме затраченных усилий.

  • Помощники руководителей, которые хотят научиться хронометрировать и планировать время своего руководителя.

  • Руководители секретариатов, которым приходится много работать с делегированием поручений и полномочий другим сотрудникам.

    Цели тренинга

    Повысить практические навыки управления собственным временем и научиться планировать рабочий день руководителя.

    Результат тренинга

    Минимизация бесполезной траты времени, увеличение эффективности работы за счет понимания и применения принципов, приемов и методов тайм-менеджмента.

    Задачи тренинга

  • Помочь участникам тренинга провести анализ своих сильных и слабых сторон в управлении временем.

  • Помочь участникам тренинга отработать основные навыки, необходимые для увеличения эффективности своей работы в качестве помощника руководителя.

  • Научить участников тренинга планировать рабочий день руководителя.

    Содержание

    1. Диагностика текущей ситуации участников семинара с выявлением проблемных точек в их работе.

    1.1. «Воры времени» и как с ними бороться.

    1.2. Неэффективное пространство – принципы упорядочивания хаоса как элемент повышения производительности труда. Японские системы «5С» и «Кайдзен».

    1.3. Неэффективные отношения – как наладить коммуникацию, чтобы быстро, доступно и уважительно передавать и получать информацию.

    1.4. Неэффективные рабочие состояния и как их преодолевать.

    1.5. Способы преодоления стресса, работы с собственными состояниями. Как сохранить здоровье и нервы себе и окружающим.

    2. Что должен знать помощник руководителя о постановке целей.

    2.1. Стратегия и тактика в работе помощника руководителя.

    2.2. Планирование по целям. Как согласовывать цели с руководителем.

    2.3. Расстановка приоритетов. Разделение ответственности. Матрица Эйзенхауэра.

    2.4. Делегирование, контроль исполнения и ситуационное руководство.

    2.5. Умение сказать «нет». Три универсальные формы отказа как способ реализовать запланированное.

    2.6. Творчество в планировании. Методы теории решения изобретательских задач (ТРИЗ) и эффективное управление временем.

    3. Принципы эффективного управления временем (тайм-менеджмента).

    3.1. Основные законы управления временем: Парето, Мерфи, Паркинсона, Зипфа, «необратимости времени» и другие.

    3.2. Перфекционизм и отсрочки – как организовывать работу эффективно, учитывая принципы правильной постановки задач. Критерии выполнения работы.

    3.3. Модели, полезные в работе: учет биоритмов и прерываний работы при распараллеливании задач, влияние эмоций и физического состояния на работоспособность; использование ресурсов левого и правого полушарий головного мозга.

    3.4. Три основных заблуждения трудоголиков.

    3.5. Обучение как элемент повышения производительности труда. Когда и/или как стоит или не стоит обучаться.

    4. Проверенные приемы работы или секреты управления временем.

    4.1. Мотивация. Как заставить себя и других работать с удовольствием. Как передавать поручения руководителя, чтобы их выполняли и как контролировать исполнение в зависимости от ситуации.

    4.2. «Поедание слона», метод швейцарского сыра, «сделай это сейчас» и другие секреты тайм-менеджмента.

    4.3. Ментальные карты как способ быстрой обработки и структурирования больших объемов информации.

    4.4. Список наиболее эффективных приемов и методов экономии времени помощника руководителя.

    5. Специфика организации работы руководителя и роли помощника.

    5.1. Организация встреч и совещаний. Как с помощью предварительной подготовки увеличить эффективность.

    5.2. Особенности разных видов коммуникации в зависимости от поставленной цели. Как сокращать время разговора или, наоборот, как получить необходимую информацию у неразговорчивого собеседника.

    5.3. Виды планировщиков. Как выбрать планировщик с учетом интересов помощника руководителя, самого руководителя и организации в целом.

    5.4. Методы принятия решений в условиях стресса и недостатка информации. Как найти взаимопонимание с руководителем по вопросам разделения ответственности.

    5.5. Доверительные взаимоотношения между руководителем и помощником, как инструмент профессионального планирования рабочего дня. Внешний хронометраж работы руководителя помощником и оперативное реагирование на возникающие затруднения.

    5.6. Эмоции в работе помощника руководителя. Простые приемы саморегуляции на рабочем месте.

    5.7. Многофункциональность помощника руководителя: взаимосвязь умений планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения.

    5.8. Экономия времени руководителя: рациональная организация командировок, корпоративных мероприятий и праздников.

    5.9. Стандартизация и заформаливание повторяющихся дел. Контроль исполнения и ответственность как методы повышения эффективности.

    6. Инструменты для самоаудита и хронометража.

    Дизайн семинара-тренинга

  • Активный диалог ведущего с участниками тренинга, ответы на вопросы участников.

  • Разбор типичных ситуаций (case study).

  • Деловые и ролевые игры.

  • Отработка навыков через упражнения в малых группах.

  • Мини-лекции.

    Тренинг проводится с учетом решения актуальных задач участников, поэтому ведущий оставляет за собой право внесение изменений в заявленную программу. Речь идет о расстановке акцентов: что-то, в рамках заявленного содержания, будет пройдено и/или отработано более глубоко