Семинар: Деловая переписка: мастерство составление документов Семинар прошёл
Программа семинара
Программа:
Понятие «деловая переписка»
Виды деловой переписки (деловое письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение)Классификация деловой переписки
Административная (служебная) переписка. Коммерческая переписка.Общая характеристика основных разновидностей деловых писем:
Письма-просьбы, запросы, ответы, сопроводительные письма, гарантийные, письма-приглашения, поздравления, благодарности, предложения, напоминания, требования, информационные, извещения и др.Оформление деловых писем:
Бланк письма, состав реквизитов делового письма и особенности их оформления; способы удостоверения деловых писем (подпись, печать), визирование деловых писем, оформление дат, регистрационного номера и др.Особенности ведения коммерческой переписки
Письмо-запрос, ответ на запрос. Коммерческое предложение (оферта). Твердое предложение и свободное предложение. Обязательные условия твердого предложения. Структура текста коммерческого предложения. Языковые формулы, используемые для описания предмета предложения, качества и количество товара, цены и стоимости, условий поставки и условий платежа, сроков поставки, базиса поставки и др. Отличие коммерческого предложения от рекламного письма. Ответ на предложение. Подтверждение (акцепт) оферты. Письмо-отказ. Структура писем, применяемые языковые формулы. Коммерческие письма по согласованию условий коммерческого предложения.Претензионное (рекламационное) письмо
Цель претензионного письма, основания предъявления претензии. Общие требования к оформлению претензионного письма: организация - автор претензии, адресат претензии, сумма и предмет претензии. Структура текста письма, формулировка условий претензии. Документы-приложения к претензионному письму. Реакция на претензию.Деловой этикет
Способы обращения к адресату, заключительные этикетные фразы. Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования. Выражение благодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления и др. Формулировки отказа. Способы изложения текста письма (изложение от 1-го лица единственного числа и от 1-го лица множественного числа).Текст письма
Композиционная структура делового письма. Способы изложения содержания в тексте письма. Коммуникативно-смысловая структура текста письма. Простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные письма). Приемы составления деловых писем. Особенности составления отдельных разновидностей деловых писем (письмо-просьба, письмо-ответ (согласие, отказ), сопроводительное письмо, гарантийное письмо, рекламное письмо и др.). Письма, составляемые в проблемных ситуациях.Язык и стиль делового письма
Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке. Особенности употребления отдельных категорий слов в деловой переписке. Построение словосочетаний и предложений. Анализ типичных языковых ошибок. Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.
Практикум по составлению деловых писем. Разбор вариантов писем, предлагаемых слушателями.
Автор и ведущий:
Янковая Валентина Федоровна
Кандидат исторических наук, консультант по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения управления, доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИ документоведения и архивного дела.
Автор многочисленных книг и публикаций (более 80), в том числе «Справочник по деловой переписке», Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации и др.Среди корпоративных клиентов такие компании как: ИПК Минэнерго России, ОАО «Газпром», ОАО "Нефтяная компания "Лукойл", Высшая школа экономики и сервиса, Российское представительство "Чаритиз Энд Фаундейшн" (Великобритания) и др.