Семинар: Секретарь бухгалтерии и финансовых служб: особенности работы и делопроизводства Семинар прошёл
Код 7404
О чём семинар?
На семинаре рассматриваются особенности работы секретаря бухгалтерии, его функциональные обязанности и технологии оптимизации деятельности.
Для кого семинар?
администраторы, секретари, делопроизводители, документоведы и все специалисты, ответственные за ведение делопроизводства бухгалтерских и финансовых документов.
Программа семинара
ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):
Цель семинара – сформировать у слушателей практические навыки по темам, включенным в программу.
1. Современные требования к должности секретаря в бухгалтерии и других финансовых подразделениях. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Должностная инструкция. Роль и место секретаря в управленческом процессе и организации делового взаимодействия.
2. Организация эффективной работы секретаря.
Планирование и постановка целей в работе. Оптимальная организация рабочего места и пространства офиса. Эффективная организация рабочего времени. Личный план – средство рационализации деятельности.Секретарь – помощник руководителя. Организация и информационная поддержка оперативной деятельности руководителя. Отбор и классификация информации. Стандарты ведения делопроизводства. Контроль исполнения документов. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Оперативное и перспективное планирование.3. Организация делопроизводства в бухгалтерии и финансовых подразделениях.
Делопроизводство в структуре бухгалтерии. Положение об организации бухгалтерского делопроизводства. Задачи, должностные обязанности, ответственность сотрудников. Инструкция по бухгалтерскому делопроизводству. Планирование работы.Управление бухгалтерской документацией. Перечень типовых документов бухгалтерии по срокам хранения в соответствии с требованиями Росархива. Состав документации. Номенклатура дел бухгалтерской документации: заголовки дел, определение сроков хранения, присвоение индексов, оформление дел. Организация документооборота в бухгалтерском учете: работа с входящими и исходящими документами;работа с внутренними документами. Контроль исполнения документов, контрольно-регистрационная карточка. Сроки исполнения бухгалтерских документов.Формирование и оформление дел. Правила формирования документов в дела с учетом особенностей отдельных видов бухгалтерской документации. Подготовка дел к архивному хранению. Порядок передачи дел в архив. Хранение электронных документов. Работа с бланками, печатями и штампами в бухгалтерии: полномочия, обеспечение, хранение, выдача, использование бланков. Перечень документов, на которые ставится оттиск печати.Сведения, составляющие коммерческую тайну. Режим коммерческой тайны, перечень конфиденциальных документов.Документирование деятельности бухгалтерии. Требования к содержанию управленческих документов бухгалтерии: общие требования, требования к табличным текстам, структура документов, служебно-деловой стиль изложения, оформление документов, состав реквизитов (ГОСТ Р6 30-2003). Особенности подготовки проектов приказов по учетной политике предприятия. Состав и подготовка документов по учету труда и его оплаты. Общие требования к оформлению документов бухгалтерской отчетности. Оформление акта проверки результатов ревизии. рием-передача дел бухгалтерии.Перечень основных видов документов бухгалтерии (по ОКУД-011-93).
4. Организация эффективной коммуникации.
Взаимодействие с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Правила дистанционного общения. Сохранение конфиденциальной информации.Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Правила бесконфликтного общения. Защита от стрессов.Взаимодействия с посетителями: правила клиентоориентированного сервиса. Особенности организации приема посетителей с минимальными затратами времени.Телефонная коммуникация. Техники эффективного общения по телефону. Планирование и проведение телефонных переговоров. Трудные ситуации.5. Деловой имидж секретаря – визитная карточка организации.
Средства создания привлекательного профессионального имиджа. Образ делового партнера. Роль секретаря в формировании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.Поведенческий этикет. Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации. Этика и протокольные нормы ведения деловых телефонных переговоров.Все слушатели обеспечиваются
комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.
Для всех участников семинара организованы
ежедневные обеды и культурная программа.