Семинар: Деловая переписка - средство письменной коммуникации. Нормативы, методики, практикум. Семинар прошёл

Код 7445


О чём семинар?

На семинаре рассматриваются проблемы деловой коммуникации, ее роль в координации управленческих, коммуникативных и информационных процессов, даются методические рекомендации по оформлению деловой переписки различного назначения, предусмотрены практические занятия.

Для кого семинар?

сотрудники секретариата, делопроизводственных, административных и клиентских служб, а также любые специалисты, занимающиеся деловой перепиской.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):


1. Организация и обеспечение информационных связей.
Внутренние и внешние коммуникации. Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Управление информационными потоками. Методы расстановки приоритетов в принимаемой информации.


2. Письмо как средство коммуникации и формирования профессионального имиджа. Письменная деловая коммуникация и ее роль в координации управленческих, коммуникативных, информационных процессов предприятия. Деловое письмо, как эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов.


3. Методические рекомендации по оформлению делового письма в соответствии с нормативно-методической базой делопроизводства. Бланк письма, реквизиты письма, юридическая сила письма, автор, адресат, содержание письма, оформление конвертов. Предмет и цели переписки. Виды деловой переписки. Классификация писем.


4. Внутренняя переписка:
докладные, служебные, объяснительные записки и т.д.;
характеристика, особенности текста. Использование стандартных формул (клише) для внутренней переписки.


5. Внешняя переписка:
разновидности писем, характеристика, особенности текста, использование стандартных языковых формул (клише).


6. Коммерческие письма (письмо-запрос, оферта, письмо-претензия, ответы).


7. Деловые письма
(сопроводительное, гарантийное письмо, напоминание, подтверждение, просьба, требование, отказ и т.п.).


8. Нерегламентированные письма.
Рекламное обращение (письмо). Создание рекламного обращения. Технологии распространения рекламных сообщений. Внутренний и внешний PR. Взаимодействие со СМИ.


9. Имиджевые письма, письма-презентации, поздравительные письма. Рекомендации по составлению.


10. Текст письма.
Особенности композиции делового письма. Логическая культура речи: определенность, четкость, ясность, обоснованность изложения. Требования к языку и стилю делового письма. Понятие «стилистика письма». Создание официального стиля. Понятие языкового стандарта. Клишированные выражения и тексты. Употребление специальной лексики, сокращенных слов. Функции и роль ключевых слов в письме. Языковые излишества. Постскриптум.


11. Этикет делового письма.
Основные правила этикета деловых документов. Формулы  вежливости. Виды обращений, заключительные слова.

Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата при составлении текста (VIP статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.). Персональная адресация. «Проблемные» письма: неоднократные напоминания, отказы, информация о повышении цен и т.д.


12. Международная переписка.
Особенности составления писем зарубежным партнерам. Оформление коммерческих писем в зарубежной практике. Особенности этикета международной переписки.


13. Особенности оформления сообщений, отправляемых по электронным средствам связи:
телеграммы, телефонограммы, факсы, переписка по электронной почте.


14. Культура работы с документами деловой переписки на рабочих местах. Организация документооборота. Технологии обработки поступающих документов. Внутренний документооборот. Рассмотрение корреспонденции руководителем. Организация движения документов между подразделениями. Архивное хранение документов деловой переписки.


15. Контроль за исполнением документов.
Уровни контроля за документацией. Сроки исполнения документов.


16. Деловая игра «Информационный лабиринт. Деловая переписка как средство коммуникации». Практикум по составлению следующих документов: коммерческое письмо, деловое письмо, нерегламентированное письмо, деловое личное письмо, проблемное письмо, докладная записка. Редактирование текста письма, разбор вариантов, предлагаемых слушателям и анализ типичных ошибок.


17. Культура деловой коммуникации.

Этикет встреч и переговоров.
Деловое общение, деловая беседа, телефонные переговоры. Этикетные нормы и правила.

Поведенческий этикет.
Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации.


Занятия проводит консультант в области деловой культуры и документационного обеспечения управления, автор обучающих программ – Стрелкова Ю.О.
с использованием практических форм обучения, тренинговых модулей, ролевых игр, видеоматериалов.


Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.


Для всех участников семинара организованы
ежедневные обеды и культурная программа, включающая обзорную экскурсию по Санкт-Петербургу и экскурсию в Петродворец – город фонтанов.