Семинар: Секретарь - помощник руководителя Семинар прошёл
Код 8003
О чём семинар?
Семинар посвящен вопросам деятельности секретаря как помощника руководителя: организация работы в приемной, деловой этикет и протокол, имидж, работа с информацией.
Для кого семинар?
секретари, помощники руководителей, секретари-референты, администраторы, офис-менеджеры и все заинтересованные лица.
Программа семинара
ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):
1. Роль секретаря в структуре управления.
Секретарь – координатор и организатор работы в офисе. Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции;принятие решений во внештатной ситуации).Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Управление временем. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Виды и методы оперативного планирования.Управление информационными потоками;
коммуникации в организации.Информационно-документационное обслуживание руководителя. Стандарты ведения делопроизводства в соответствии с требованиями нового ГОСТа Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Контроль исполнения документов.
2. Секретарь – помощник руководителя.
Деловой имидж секретаря – визитная карточка организации. Роль секретаря в создании личного имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.Место секретаря в команде руководителя. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила «дистанционного» общения.3. Организация работы в приемной.
Организация рабочего времени секретаря. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.4. Деловой стиль передачи информации.
Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов.Редактирование текстов, приемы унификации служебных документов, культура переписки. Лингвистические особенности служебного документа (построение словосочетаний и предложений). Разработка типовых и трафаретных текстов.Составление деловых писем.Реферирование, подготовка докладов, устных выступлений руководителя.5. Современные информационные технологии в работе секретаря.
Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления.Электронный офис.Программа MS Outlook – электронный организатор. Планирование деятельности секретаря.6. Деловой этикет и протокол.
Фирменный стиль организации.Деловая женщина-профессионал. Формирование имиджа деловой женщины. Деловой стиль одежды.Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.Подготовка и обслуживание совещаний.Виды приемов и их организация. Правила этикета для организаторов и участников приема.Деловые подарки.Телефонные переговоры – протокольные нормы.7. Эффективная коммуникация.
Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика. Управление «информационным потоком».Организация коммуникативного процесса (деловая встреча, презентация, совещание, пресс-конференция, телефонная беседа). Техника активного слушания.Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Трудные ситуации общения. Конфликтное поведение. Управление конфликтами. Как противостоять чужому влиянию. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.Занятия проводятся
в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга преподавателями-практиками с использованием деловых игр, элементов тренинга, ситуационных задач, видеофильмов.
Все слушатели семинара обеспечиваются
комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.
Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа «Белые ночи в Санкт-Петербурге».