Семинар: Эффективная работа службы документационного обеспечения управления Семинар прошёл

Код 8008


О чём семинар?

На семинаре рассматриваются вопросы организации и развития службы ДОУ, особенности работы с документами различного назначения, проблемы автоматизации службы и организации архивного хранения.

Для кого семинар?

руководители и специалисты отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, секретариата, архива, помощники руководителей и все сотрудники, ответственные за делопроизводство, учет, прием и хранение документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):


1. Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.


2. Обеспечение информационных связей в организации.
Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами, в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО 15489. Управление документацией. Общие требования.


3. Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование.
Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Задачи и функции отделов службы ДОУ: канцелярии, архива. Схемы взаимодействия между отделами. Нормативы времени на выполнение работ. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.


4. Задачи и функции руководителя службы ДОУ.
Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.


5. Современная нормативно-методическая база по делопроизводству.

Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности. Разработка инструкций по делопроизводству и их внедрение.

Юридические аспекты в оформлении организационно-распорядительных документов.


6. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.


7. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.


8. Документооборот организации и его составляющие.

Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.

Оптимизация принятия решений. Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной.

Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.


9. Контроль исполнения документов и поручений. Культура работы с документами на рабочих местах. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.


10. Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.


11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.


12. Автоматизация работы службы ДОУ.

Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.

Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота “Documentum”, “Hamingberd”, “Directum”, “Docvision”, “Евфрат-Документооборот”, “Дело”, “Босс-референт”, “Гран-Док”, “Кодекс: Документооборот”. Принципы выбора системы электронного документооборота.

Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.


13. Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.


14. Организация эффективной работы службы ДОУ.
Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях.


15. Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов. Выездное занятие по теме семинара.


Занятия проводят
специалисты-практики в области организационного развития, юриспруденции, бизнес-психологии, консультанты по организации документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства.


Все слушатели семинара обеспечиваются
комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.


Для всех участников семинара организованы
ежедневные обеды и культурная программа «Белые ночи в Санкт-Петербурге».