Семинар: Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы Семинар прошёл

Код 8196


Для кого семинар?

руководители и сотрудники секретариата, канцелярии, службы документационного обеспечения управления и других подразделений, занимающихся делопроизводством, учетом и хранением документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):


1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Положение о службе ДОУ. Штатная численность. Должностные инструкции, полномочия специалистов. Нормативы времени на выполнение работ.


2. Современная нормативно-методическая база по делопроизводству. Практика применения действующих нормативно-методических документов и внедрение новых: «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» М., 2006 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.


3. Общие правила оформления документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003.

Применение документа «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003». Изготовление документов. Подготовка текстов документов. Использование оттиска печати при оформлении документов. Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ.

Деловая переписка. Виды деловых писем: внутренняя переписка, докладные, служебные, объяснительные записки и т.д. Предмет и цели переписки. Требования к составлению и оформлению делового письма, к языку и стилю делового письма. Этикет делового письма.

Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи.


4. Организация документооборота.
Прием и первичная обработка. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Контроль за исполнением документов. Построение информационно-поисковой системы по документам. Работа с документами служебного пользования. Нормативная документация. Перечень документов, составляющих коммерческую тайну.


5. Средства автоматизации делопроизводства и документооборота.
Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Научно-справочный аппарат, создание поисковой системы электронного документооборота: принципы построения, объект применения, эффективность использования.


6. Текущее хранение документов.
Понятие сводной номенклатуры дел, ее назначение и использование. Требования к составлению номенклатуры дел организации, систематизация заголовков дел. Правила формирования документов в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Перечни документов с указанием сроков хранения (типовые, ведомственные).


7. Подготовка дел к хранению.
Организация экспертизы ценности документов. Положение об экспертной комиссии (ЭК). Организация работы ЭК. Оформление дел и результатов экспертизы. Архивные описи управленческой документации и документов по личному составу. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Особенности составления акта.


8. Обеспечение сохранности документов.
Архивное законодательство и его применение в деятельности архивов. Создание оптимальных условий хранения документов. Организация работы с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности.

Организация ведомственного хранения документов. Комплектование архива документами структурных подразделений. Классификация и учет документов в архиве. Проверка наличия и состояния дел в архиве. Передача документов в случае приватизации, ликвидации или реорганизации предприятия. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов, сокрытие информации и др. Использование документов архива. Выдача справок социально-правового характера.


9. Организация архива на предприятии.
Правовые и нормативно-методические основы содержания и функционирования архива. Положение  об архиве, штатное расписание, должностные инструкции, организация труда. Требования к помещению архива. Планирование работы архива. Координация работы с другими службами предприятия. Договорная деятельность по оказанию услуг. Использование архивного законодательства при работе государственных, муниципальных архивов с предприятиями и организациями всех форм собственности.


10. Практическое занятие в архиве на предприятии Санкт-Петербурга.


ВНИМАНИЕ!
Программа семинара может быть изменена или расширена с учетом пожеланий и специфики организаций.


Занятия проводят:
специалисты в области документационного обеспечения управления и сотрудники Центрального Государственного архива Санкт-Петербурга.


Все слушатели семинара обеспечиваютсякомплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.


Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.