Семинар: Внутрифирменный контроль систем электронного документооборота Семинар прошёл

Код 8899


О чём семинар?

На семинаре рассматривается модель организации и контроля эффективности внутрифирменной системы электронного документооборота.

Для кого семинар?

руководители и специалисты службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива и все сотрудники, ответственные за организацию и ведение документооборота.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (4 дня):


Программа семинара предлагает модель организации и контроля эффективности внутрифирменной системы электронного документооборота.


1. Внутрифирменная система обмена информацией. Управление информационно-документационными потоками. Организация взаимодействия службы ДОУ и отдела информационных технологий: постановка задач, распределение ответственности.

Цели, задачи и функции службы ДОУ и ИТ. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.


2. Внутрифирменный контроль. Подготовка и проведение контрольной проверки ведения делопроизводства в организации. Роль и ответственность службы ДОУ. Анализ распределения функций между работниками службы ДОУ. Эффективность их деятельности.

Структура, должностной и численный состав работников, занятых в проекте внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Перераспределение функций работников в результате внедрения СЭД.


3. Оценка соответствия разработанных регламентов фактической деятельности. Наличие внутрифирменных нормативных документов по организации документационного обеспечения управления: положение об отделе ДОУ, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел. Разработка нормативных документов и их внедрение.

Государственная нормативно-правовая база по делопроизводству. Практика применения действующих нормативно-правовых документов.


4. Оформление документов. Термины и определения. Формирование единого информационного пространства: документооборот, документопоток, регистрационные данные, метаданные документа, оригинальный документ, аутентичный документ.

Классификация внутрифирменных документов:

- документирование управленческой деятельности;

- организационно-распорядительные документы;

- справочно-информационные документы;

- документопотоки кадровых, бухгалтерских документов.

Требования к оформлению документов. Шаблоны (формы) документов. Состав реквизитов. Юридическая сила документов.


5. Анализ системы документооборота организации. Контроль системы документооборота на соответствие требованиям нормативно-правовых документов.

Общие требования к организации документооборота.

Организация работы с документами. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управлении документацией и бизнес-процессами. Документооборот как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.


6. Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной.
Оптимизация принятия решений. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.


7. Анализ и оптимизация бизнес-процессов. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД): выгоды, затраты, трудности. Определение целей и задач перехода на электронный документооборот. Мотивация и ответственность пользователей.

Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Обзор поставщиков систем электронного документооборота: предназначение, возможности, основные характеристики систем. Анализ и выбор СЭД на рынке.


8. Определение показателей эффективности работы СЭД. Мониторинг и контроль показателей эффективности работы СЭД. Количественные оценки внедрения СЭД: ресурсы (время, бюджет, персонал). Качественные оценки внедрения СЭД – повышение прозрачности движения документов. Подготовка и оформление отчетов.


Семинар проводит
консультант по организации делопроизводства, руководитель службы документационного обеспечения управления предприятия.


Все слушатели обеспечиваются
комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.


Для всех участников семинара организованы
ежедневные обеды и культурная программа.