Семинар: Внедрение системы автоматизации хранения электронных документов Семинар прошёл

Код 8907


О чём семинар?

На семинаре рассматриваются практические вопросы внедрения электронного документооборота и создания корпоративной информационной системы организации, нормативное и методическое обеспечение архивного хранения электронных документов.

Для кого семинар?

руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, информационных подразделений и все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов.

Программа семинара

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (4 дня):


1. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.

Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.

Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота и архивного хранения: учет всех информационных документов;
работа с текстами документов;
автоматизация контроля движения исполнения документов;
получение справочной информации;
поисковые системы по документам;
отбор и хранение документов  в папках;
анализ документооборота;
комплексное ведение электронного архива.

Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Hamingberd», «Directum», «Docvision», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Босс-референт», «Гран-Док», «Кодекс: документооборот» и других.

Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.


2. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения электронных документов.


3. Основные требования к системам хранения электронных документов в организации.

Содержание понятий и терминов:

- термин «документ на электронном носителе, электронный документ»;

- учетные единицы электронных документов;

- определение подлинности электронных документов;

- обеспечение сохранности электронных документов;

- описание электронных документов.

Принципы классификации документов, хранящихся на электронных носителях:

- в пределах архива;

- в пределах архивного фонда.

Обеспечение сохранности документов, хранящихся на электронных носителях.

Учет документов, хранящихся на электронных носителях.

Экспертиза ценности электронных документов.

Описание документов, хранящихся на электронных носителях.

Уничтожение электронных документов.


4. Проблемы архивного хранения информации.


5. Информационные технологии в архивном деле.
Использование архивных документов, информационно-поисковый аппарат.


6. Виды электронных архивов:
архив электронных документов, электронное хранилище документов организации.


7. Принципы создания электронного архива организации.


8. Методы заполнения электронного архива.

Залповый ретроспективный ввод документов.

Регламентированное пополнение архива в конце учетного периода.

Постоянное пополнение архива документами системы электронного документооборота.


9. Работа с электронными документами, подготовка к передаче на архивное хранение в организации.

Создание, согласование, утверждение, регистрация электронных документов. Процедура «рассмотрение-исполнение», отчетность, контроль исполнения электронных документов. Списание «в дело», помещение в электронное хранилище.


10. Обзор аппаратных средств для обеспечения автоматизированного ввода документов в систему электронного документооборота или электронный архив (потоковое сканирование документов).


Занятия проводят
консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.


Занятия проходят
в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга с использованием лекционных и практических методов обучения.


Все слушатели семинара обеспечиваются
комплектом информационно-справочных материалов
по тематике семинара.


Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.