Семинар: Семинар-практикум для офис-менеджеров и администраторов офиса Семинар прошёл

Код 9179


О чём семинар?

В результате обучения участники семинара будут знать:

Основы менеджмента

Как организовать работу в офисе

Основы делопроизводства и документооборота

Нормы и правила бизнес-этикета и делового общения

Уметь:

Организовать работу офиса

Организовать снабжение офиса

Владеть навыками делового общения и бизнес-этикета

Для кого семинар?

офис-менеджеры крупных, средних и малых организаций. Прочие специалисты в чьи обязанности входит исполнение функций офис менеджера

Программа семинара

  • Основы менеджмента

  • Организационная структура управления

  • Уровни управления

  • Стратегическое планирование. Постановка целей

  • Планирование деятельности распределение обязанностей

  • Постановка заданий

  • Стандарты качества работы

  • Способы и методы контроля

  • Организация работы офиса

  • Задачи работы офиса

  • Структура управления офиса

  • Зонирование офиса. Функциональные зоны. Элементы оформления офиса

  • Организация рабочих мест руководителя и сотрудников. Санитарно гигиенические нормы

  • Сферы деятельности и виды ответственности работников офиса

  • Организация текущего ремонта оборудования

  • Контроль за состоянием офисного оборудования

  • Охрана труда. Противопожарная безопасность

  • Организация курьерской связи : внутренней и внешней

  • Организация питания в офисе

  • Организация командировок

  • Заказ билетов и бронирование гостиниц

  • Организация снабжения офиса

  • Анализ потребностей в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса

  • Анализ рынка предложений товаров для нужд офиса. Цены на товары. Системы скидок

  • Организация закупки средств оргтехники и расходных материалов

  • Закупка канцтоваров, продуктов питания. Расчет потребности

  • Организация системы учета и выдачи предметов и средств труда

  • Обеспечение офиса рекламной продукцией и деловыми подарками, сувенирами

  • Ведение бюджета на офисные нужды

  • Обеспечение взаимодействия с обслуживающими сервисными организациями

  • Организация внутренней отчетности. Подготовка отчетов перед руководством для контроля

  • Проведение хозяйственных операций

  • Формы оплаты услуг. Безналичная форма оплаты

  • Унифицированные формы первичных учетных документов

  • Порядок получения товарно-материальных ценностей. Оформление документов

  • Приобретение товаров в розничной торговле. Документальное сопровождение

  • Порядок отчета подотчетных лиц

  • Оформление доверенности

  • Делопроизводство. Организация документооборота офиса

  • Нормативная база по ведению делопроизводства в организации

  • Состав документации в современной организации

  • Документационное обслуживание деятельности фирмы. Входящая, исходящая и внутренняя документация

  • Правила придания юридической силы служебным документам

  • Систематизация документов в делопроизводстве. Организация и технология контроля за исполнением документов

  • Требования к текущему хранению

  • Требования к номенклатуре дел, оформление дел

  • Технология работы с управленческой документацией

  • Деловая переписка. Разновидности деловых писем

  • Оформление деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма, оформление дат, регистрационного номера. Текст письма

  • Правила внешнего оформления деловых писем

  • Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к архивному хранению

  • Представительская функция

  • Бизнес-этикет и корпоративная культура в офисе

  • Оформление внешности делового человека

  • Одежда и аксессуары деловой женщины

  • Манеры поведения

  • Этикет и имидж в деловом общении

  • Разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятыми на предприятии в целом

  • Организация приема, регистрации визитеров, гостей, клиентов, партнеров

  • Прием посетителя. Подготовка к встрече

  • Прием и анализ содержания и хранение визитных карточек

  • Оформление и заказ визитных карточек, конвертов, приглашений, папок, вывесок

  • Деловой протокол. Прием делегаций

  • Организация приема деловых партнеров

  • Деловые подарки

  • Организация корпоративных мероприятий

  • Материальное обеспечение переговоров, презентаций, деловых встреч

  • Организация фуршетов, комплект презентационных материалов

  • Корпоративные праздники

  • Деловое общение. Коммуникации в деловом общении

  • Развитие навыков самопрезентации и презентации своей компании

  • Развитие коммуникативных навыков

  • Взаимодействие с клиентами, партнерами

  • Невербальные коммуникации

  • Взаиморасположение в пространстве

  • Невербальный канал общения

  • Лицо. Мимика. Жесты. Позы

  • Работа с голосом. (тембр, тон. четкость, темп речи, интонации)

  • Телефонная беседа

  • Планирование и подготовка к телефонной беседе

  • Контроль времени при телефонных переговорах

  • Первые действия при приеме звонка, переадресация звонков

  • Фиксация и передача сообщений для руководителя

  • Позитивный ответ на звонок

  • Техники вопросов и активного слушания

  • Исходящие телефонные звонки