Семинар: Эффективная работа секретаря. Современное делопроизводство организации. Этикет. Психология делового общения. Семинар прошёл

Код 9180


О чём семинар?

Результат. Приняв участие в семинре вы научитесь:

Правильно вести делопроизводство

Выработать стили делового общения с руководителем, коллегами, клиентами

Эффективно взаимодействовать по телефону

Управлять своим имиджем


Для кого семинар?

Секретари, секретари-референты, помощники руководителя, офис-менеджеры и администраторы офиса

Программа семинара

 1  ДЕНЬ  Делопроизводство и документооборот организации

  • Современное делопроизводство организации.
  • Роль и место делопроизводства в управленческом процессе. Документ как носитель информации. Классификация документов.
  • Новое в нормативной базе делопроизводства организаций
  • ГОСТ Р6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ.
  • Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов.
  • Порядок оформления и виды бланков.
  • Реквизиты документа придающие документу юридическую силу.
  •  Порядок подписания, согласования и утверждения документа.
  • Анализ характерных ошибок оформления документа.
  • Документационное обслуживание деятельности фирмы.
  • Входящая, исходящая и внутренняя документация
  • Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции.
  • Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения.
  • Информационно-справочные документы: справки, письма.
  • Технология и организация работы с управленческой документацией
  • Ведение  внутренней и внешней  деловой переписки
  • Организация документооборота.
  •  Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.
  •  Контроль исполнения документов.
  • Составление номенклатуры дел.
  •  Формирование и оформление дел
  • Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
  • Деловая переписка

  • Виды деловой переписки, деловое письмо, телефонограмма, факсограмма(факс), электронное сообщение.
  • Разновидности деловых писем.
  • Оформление деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма, оформление дат, регистрационного номера. Текст письма.
  • Правила внешнего оформления деловых писем.

2    ДЕНЬ  БИЗНЕС-ЭТИКЕТ

  • Культура поведения и служебный  этикет
  • Современные принципы и функции бизнес-этикета
  • Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании
  • Основы профессиональной этики и делового этикета
  • Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь-сослуживцы», «Секретарь-посетители».
  • Имидж. Создание привлекательного имиджа.
  • Корпоративный имидж и деловая одежда
  • Особенности деловых стилей: влияние, взаимодействие, творчество.
  • Законы восприятия
  • Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
  • Управление своим имиджем.
  •  
  •  Бизнес знакомство. Установление первого делового контакта с клиентом, посетителем, начальником.
  • Искусство управления первым впечатлением
  • Организация приема посетителей в офисе
  • Бизнес субординация
  • Бизнес субординация: клиенты, руководство, коллеги
  • Кофе-этикет
  • Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др.
  • Этикет телефонного общения
  • Организация переговоров и деловых приемов
  • Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.
  • Визитные карточки
  • Секретарь и телефон. Телефонный этикет
  • Основные правила телефонного этикета.
  • Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки.
  • Регистрация и фильтрация звонков.
  • Формы приветствий и представлений. Деловой тон.
  • Проблемные разговоры по телефону. Анализ проблемной ситуации
  • Основные типы собеседников
  • Психологические приемы ведения деловой беседы и телефонного общения
  • Культура поведения в конфликтных ситуациях Способы разрешения конфликтных ситуаций

3 день:  Деловое общение

  • Управление коммуникацией.
  • Вербальные и невербальные коммуникации
  • Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
  • Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
  • Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
  • Как профессионально слушать.
  • Методы активного слушания.
  • Как управлять процессом общения с помощью вопросов.
  • Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе « Руководитель-подчиненный»,
  • Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега»