Семинар: Делопроизводство: правила и технологии. Организация и контроль документооборота компании. Семинар прошёл

Код 15613


О чём семинар?

Автор и ведущий: ЧУЖИНОВА Л.А. - преподаватель Высшей школы менеджеров Дипломатической академии МИД РФ, автор программ обучения и семинаров по деловому этикету, культуре делового общения, документационному обеспечению управления, автор публикаций по общему и кадровому делопроизводству.

Все вопросы рассматриваются с учетом всех изменений законодательства, разъяснений Минфина РФ и ФНС РФ и арбитражной практики на дату проведения семинара.


Для кого семинар?

Бизнес-семинар ориентирован на: администратора, офис-менеджера, секретаря-референта, любое заинтересованное лицо.

Программа семинара

Программа семинара:

1. Деловое общение и взаимодействие.

• Основные принципы современного этикета и их реализация в деловой практике.

• Личные качества, необходимые для успешной работы: доброжелательность, корректность, тактичность, выдержка, готовность помочь, стрессоустойчивость, умение хранить конфиденциальные сведения.

• Правила представления, обращения, приветствия, рукопожатий, прощания.

2. Речевой этикет.

• Закономерности коммуникационного процесса и его основные этапы. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации.

• Подготовка и проведение рациональной деловой беседы. Умение говорить, слушать, держать паузу, «не сказать лишнее».

• Язык и стиль деловой речи. Громкость и темп речи, чистота речи и произношение. Интонации, темп речи, артикуляция.

• Необходимая составляющая деловых встреч – неформальная беседа.

• Речевые трафареты, помогающие вести деловые беседы и переговоры.

3. Законы деловой риторики.

• Использование вопросов разных типов для регламентации беседы.

• Правила общения через переводчика.

• Определение статуса партнеров по общению, служебная субординация. Отношения между коллегами по работе.

• Визитные карточки, их разновидности и правила использования. Надписи на визитках.

4. Формирование первого впечатления.

• Создание положительного имиджа. Требования к деловой одежде, внешнему виду, манерам поведения. Выбор одежды, прически, украшений для деловых мужчин и женщин. Факторы, влияющие на формирование позитивного и негативного имиджа.

• Как завоевать внимание и симпатию собеседника. Зависимость первого впечатления от невербальных средств общения (жестов, поз, мимики, интонаций, тембра голоса). Создание ситуации раппорта, приемы «подстройки».

5. Служебный телефон: правила эффективного использования.

• Особые возможности телефона.

• Типичные ошибки телефонного общения.

• Особенности общения по телефону. Отсутствие визуальных средств общения и рациональное использование акустических средств.

• Структура телефонного разговора. «Словесное рукопожатие» и его составляющие. Правила для основной части разговора. Как закончить разговор и попрощаться, обеспечив возможность продолжения необходимого контакта.

• Возможности вашего голоса. Необходимость учитывать особенности собеседника при передаче информации.

• Техники пассивного и активного слушания, постановки открытых и закрытых вопросов.

• Подготовка к «исходящему звонку», составление плана предстоящего разговора, фиксирование полезной информации, использование специальных бланков для телефонных сообщений.

• Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.

• Как пользоваться телефоном в присутствии посетителя.

• Ваш помощник – автоответчик.

• Стандарты «правильного» телефонного разговора.

6. Работа с посетителями разных категорий: представителями сторонних организаций.

• vip-посетителями,

• командированными,

• делегациями;

• организация приема по личным вопросам.

• правила подачи чая, кофе, прохладительных напитков.

7. Правила делового этикета при проведении протокольных мероприятий.

• Прием делегаций.

• Разработка двух вариантов программы пребывания, встреча гостей в аэропорту, на вокзале, порядок представления членов делегации, рассадка в автомашины.

• Визит вежливости (протокольный визит), его цели, продолжительность, правила завершения.

• Протокольные требования, предъявляемые к участникам официальных процессий и церемоний.

• Основные виды приемов: с рассадкой, без рассадки. Подготовка, рассылка приглашений, ответы на них.

• Правила рассадки, культура поведения за столом, произнесение тостов, особенности поведения на приемах типа «фуршет», «коктейль», шведский стол» и неформальных приемах.

• Правила поведения в общественных местах: на улице, в общественном транспорте, самолете, поезде, на борту судна, в театре, ресторане. Правила курения.

8. Деловые подарки: выбор, вручение, принятие.

• Подарок фирме, главе фирмы, рекламный подарок.

• Какие подарки делать не принято: что не дарят женщинам, сотрудникам, партнерам.

• Как правильно выбрать цветы для украшения стола, для подарка.

9. Этикет руководителя:

• прием посетителей, официальная, неофициальная, дружеская форма общения.

• приемы сокращения наплыва посетителей и оптимизация их приема с целью сокращения затраченного времени.

• вам назначена встреча: когда приходить в приемную должностного лица, как заходить в кабинет, как встречает посетителя хозяин кабинета.

10. Организация и проведение совещаний.

• Рекомендации ведущему.

• Правила критики.

• Планирование и ведение переговоров.

• Содержательная и процессуальная часть подготовки.

• Формирование делегации, определение ее состава, согласование с партнерами организационных вопросов.

• Рациональная реакция на замечания собеседника и на его некорректное поведение.

11. Этикет переписки.

• Формы обращения, заключительные формулы вежливости.

• Особенности поздравлений и писем, выражающих соболезнования.

• Сроки отправки писем-ответов.

12. Дизайн документа как средство повышения его эффективности.

• Форматы бумаги, виды и размеры конвертов, правила написания почтового адреса.

• Правила рубрикации структурно сложных текстов; оформление заголовков и подзаголовков, примечаний, оснований.

13. Электронный этикет. Правила работы с автоответчиком, электронной и факсимильной связью.

14. Ответы на вопросы и практические рекомендации.

Все вопросы рассматриваются с учетом всех изменений

законодательства, разъяснений Минфина РФ и ФНС РФ и арбитражной практики

на дату проведения семинара.