Семинар: Делопроизводство: правила и технологии. Организация и контроль документооборота компании. Семинар прошёл
Код 15613
О чём семинар?
Автор и ведущий: ЧУЖИНОВА Л.А. - преподаватель Высшей школы менеджеров Дипломатической академии МИД РФ, автор программ обучения и семинаров по деловому этикету, культуре делового общения, документационному обеспечению управления, автор публикаций по общему и кадровому делопроизводству.Все вопросы рассматриваются с учетом всех изменений законодательства, разъяснений Минфина РФ и ФНС РФ и арбитражной практики на дату проведения семинара.
Для кого семинар?
Бизнес-семинар ориентирован на: администратора, офис-менеджера, секретаря-референта, любое заинтересованное лицо.
Программа семинара
Программа семинара:1. Деловое общение и взаимодействие.• Основные принципы современного этикета и их реализация в деловой практике.• Личные качества, необходимые для успешной работы: доброжелательность, корректность, тактичность, выдержка, готовность помочь, стрессоустойчивость, умение хранить конфиденциальные сведения.• Правила представления, обращения, приветствия, рукопожатий, прощания.2. Речевой этикет.• Закономерности коммуникационного процесса и его основные этапы. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации.• Подготовка и проведение рациональной деловой беседы. Умение говорить, слушать, держать паузу, «не сказать лишнее».• Язык и стиль деловой речи. Громкость и темп речи, чистота речи и произношение. Интонации, темп речи, артикуляция.• Необходимая составляющая деловых встреч – неформальная беседа.• Речевые трафареты, помогающие вести деловые беседы и переговоры. 3. Законы деловой риторики. • Использование вопросов разных типов для регламентации беседы.• Правила общения через переводчика.• Определение статуса партнеров по общению, служебная субординация. Отношения между коллегами по работе.• Визитные карточки, их разновидности и правила использования. Надписи на визитках. 4. Формирование первого впечатления.• Создание положительного имиджа. Требования к деловой одежде, внешнему виду, манерам поведения. Выбор одежды, прически, украшений для деловых мужчин и женщин. Факторы, влияющие на формирование позитивного и негативного имиджа.• Как завоевать внимание и симпатию собеседника. Зависимость первого впечатления от невербальных средств общения (жестов, поз, мимики, интонаций, тембра голоса). Создание ситуации раппорта, приемы «подстройки». 5. Служебный телефон: правила эффективного использования.• Особые возможности телефона.• Типичные ошибки телефонного общения.• Особенности общения по телефону. Отсутствие визуальных средств общения и рациональное использование акустических средств. • Структура телефонного разговора. «Словесное рукопожатие» и его составляющие. Правила для основной части разговора. Как закончить разговор и попрощаться, обеспечив возможность продолжения необходимого контакта.• Возможности вашего голоса. Необходимость учитывать особенности собеседника при передаче информации.• Техники пассивного и активного слушания, постановки открытых и закрытых вопросов.• Подготовка к «исходящему звонку», составление плана предстоящего разговора, фиксирование полезной информации, использование специальных бланков для телефонных сообщений.• Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.• Как пользоваться телефоном в присутствии посетителя. • Ваш помощник – автоответчик.• Стандарты «правильного» телефонного разговора.6. Работа с посетителями разных категорий: представителями сторонних организаций.• vip-посетителями, • командированными, • делегациями; • организация приема по личным вопросам.• правила подачи чая, кофе, прохладительных напитков. 7. Правила делового этикета при проведении протокольных мероприятий.• Прием делегаций. • Разработка двух вариантов программы пребывания, встреча гостей в аэропорту, на вокзале, порядок представления членов делегации, рассадка в автомашины. • Визит вежливости (протокольный визит), его цели, продолжительность, правила завершения.• Протокольные требования, предъявляемые к участникам официальных процессий и церемоний.• Основные виды приемов: с рассадкой, без рассадки. Подготовка, рассылка приглашений, ответы на них. • Правила рассадки, культура поведения за столом, произнесение тостов, особенности поведения на приемах типа «фуршет», «коктейль», шведский стол» и неформальных приемах.• Правила поведения в общественных местах: на улице, в общественном транспорте, самолете, поезде, на борту судна, в театре, ресторане. Правила курения. 8. Деловые подарки: выбор, вручение, принятие. • Подарок фирме, главе фирмы, рекламный подарок. • Какие подарки делать не принято: что не дарят женщинам, сотрудникам, партнерам. • Как правильно выбрать цветы для украшения стола, для подарка. 9. Этикет руководителя: • прием посетителей, официальная, неофициальная, дружеская форма общения. • приемы сокращения наплыва посетителей и оптимизация их приема с целью сокращения затраченного времени.• вам назначена встреча: когда приходить в приемную должностного лица, как заходить в кабинет, как встречает посетителя хозяин кабинета. 10. Организация и проведение совещаний. • Рекомендации ведущему. • Правила критики.• Планирование и ведение переговоров. • Содержательная и процессуальная часть подготовки. • Формирование делегации, определение ее состава, согласование с партнерами организационных вопросов. • Рациональная реакция на замечания собеседника и на его некорректное поведение.11. Этикет переписки. • Формы обращения, заключительные формулы вежливости. • Особенности поздравлений и писем, выражающих соболезнования. • Сроки отправки писем-ответов.12. Дизайн документа как средство повышения его эффективности.• Форматы бумаги, виды и размеры конвертов, правила написания почтового адреса.• Правила рубрикации структурно сложных текстов; оформление заголовков и подзаголовков, примечаний, оснований. 13. Электронный этикет. Правила работы с автоответчиком, электронной и факсимильной связью.14. Ответы на вопросы и практические рекомендации.Все вопросы рассматриваются с учетом всех измененийзаконодательства, разъяснений Минфина РФ и ФНС РФ и арбитражной практики на дату проведения семинара.