Семинар: Организация работы офиса. Хозяйственная деятельность в офисе. Семинар прошёл

Код 15616


О чём семинар?

Автор и ведущий: РУМЯНЦЕВА С.А. - бизнес-консультант, автор публикаций по договорной практике и по офис-менеджменту, член экспертного совета Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров.

Все вопросы рассматриваются с учетом всех изменений законодательства, разъяснений Минфина РФ и ФНС РФ и арбитражной практики на дату проведения семинара.


Для кого семинар?

Бизнес-семинар ориентирован на: администраторов, офис-менеджеров, секретарей-референтов.

Программа семинара

Программа семинара:

1. Позиция администратора, офис-менеджера в структуре управления организацией.

• Современные требования российских работодателей к офис-менеджеру. Место офис-менеджера в структуре управления.

• Должностные обязанности и организация работы офис-менеджера.

2. Основные технологии работы офис-менеджера.

• Перспективное, текущее и личное планирование работы.

• Организация работы офиса; оперативное регулирования; корректировка планов.

• Делегирование полномочий как технология управления.

• Контроль исполнения работы: предварительный, текущий, итоговый; субъекты контроля; анализ результатов; возможные действия по результатам контроля.

3. Как организовать работу офиса.

• Функциональные зоны в офисе: виды, оптимальное расположение и оборудование зон. Оформление офиса.

• Рабочее место руководителя. Организация рабочих мест сотрудников офиса. Санитарно-гигиенические нормы.

• Ремонтные работы в офисе. Ремонт и профилактическое обслуживание офисной техники; взаимодействие с обслуживающими сервисными организациями или подразделениями собственной фирмы.

• Организация работы курьеров.

• Способы обеспечения руководителей и сотрудников автотранспортом: приобретение в собственность (специфика постановки на учет в ГИБДД и прохождения техосмотра), аренда, лизинг, договор об использовании сотрудниками собственных автомашин, использование услуг такси; планирование поездок и оптимизация использования транспорта; организация технического обслуживания и страхования транспорта.

• Организация системы безопасности. Техника безопасности. Охрана офиса.

• Информационная безопасность. Управление внутренними информационными потоками; обеспечение сохранения коммерческой и служебной тайны.

• Создание системы внутренней курьерской связи; внешняя курьерская связь.

• Организация корпоративного питания: собственная столовая; столовая (кафе) сторонних организаций; кейтеринг.

• Обслуживание командировок: разновидности билетов и способы их приобретения; бронирование гостиниц, изменение и отказ от бронирования; виды номеров в гостиницах; оформление виз сотрудникам организации и приглашений иностранным гражданам; работа с командированными.

• Организация в офисе встреч с клиентами и партнерами. Представительские расходы.

4. Организация хозяйственной работы в офисе.

Обеспечение офиса материальными ресурсами (ТМЦ).

• Виды материальных ресурсов: основные фонды и материалы.

• Организация снабжения офиса оргтехникой, комплектующими и расходными материалами, мебелью, канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания. Правила расчета потребностей.

• Анализ предложения, структура цены товара, система скидок (конъюнктурный анализ); составление конъюнктурной справки.

• Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда.

• Полная материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому.

• Оптимизация использования ресурсов.

• Инвентаризация хозяйства офиса.

Технологии и документирование приобретения товаров и услуг для офиса.

• Порядок получения ТМЦ у поставщика; правила оформления доверенности и методика ее проверки.

• Документирование закупок:

а) при безналичной форме оплаты: договор; товарная накладная; счет-фактура; платежное поручение;

б) при оплате покупок наличными деньгами: расходный кассовый ордер, авансовый отчет; первичные отчетные документы – товарный и кассовый чеки, квитанции, акты о покупках; приходный кассовый ордер.

• Специфика приобретения товаров в различных формах предприятий розничной торговли.

• Подотчетные средства; подотчетные лица: понятие, оформление, ответственность, порядок отчета.

5. Ответы на вопросы и практические рекомендации.

Все вопросы рассматриваются с учетом всех изменений

законодательства, разъяснений Минфина РФ и ФНС РФ и арбитражной практики

на дату проведения семинара.