Семинар: 28. 02. 11. Профессиональный секретарь. Семинар прошёл
О чём семинар?
Для кого семинар?
Программа семинара
Деловая
корреспонденция.Внешняя переписка: деловое письмо,
телеграмма, телефонограмма, факсограмма,электронное сообщение. Простые(одноаспектные) и сложные (многоаспектные) письма. Основные виды служебных икоммерческих писем. Композиция, методы составления, использование клише, составреквизитов и правила оформления. Внутренняя переписка: докладные, служебные,объяснительные записки. Назначение и правила оформления. Особенности веденияэлектронной переписки. Этикет деловойпереписки: способы обращения к адресату, заключительные формулы вежливости.Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования. Выражениеблагодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления, сообщениенегативной информации. Особенности официально-делового стиля.Документооборот.
Порядок прохождения входящих, исходящих и
внутренних документов. Рационализацияработы с документами, систематизация иобеспечение сохранности документной информации. Цели и правила регистрациидокументов. Виды регистрационных форм, их преимущества и недостатки.Формирование дел, подготовка к передаче на архивное хранение. Правила и признаки формирования дел. Номенклатуры дел: виды, назначение,разработка, структура, использование в практической работе. Определение сроковхранения документов, использование Перечня. Работа Экспертной комиссии.Подготовка документов к передаче наархивное хранение.Практика
оформления деловых документов.Анализ ошибок в оформлении документов. Редактированиетекста служебной записки, письма. Разборвариантов, предлагаемых слушателями. Упражнения по стилистике.
Общепринятые
нормы культуры в деловом мире.Особенности делового общения. Деловой этикет,
его основные принципы.Виды вежливости: корректность, деликатность,
учтивость, тактичность, пунктуальность.Правила приветствия, представление при
знакомстве. Обращение. Визитная карточка, ее основные функции. Требования коформлению. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусстводарить и принимать подарки. Как сохранить лицо компании в форс-мажорныхситуациях. Организация и проведение протокольных мероприятий.Порядок подготовки и проведения коммерческих
переговоров, оперативок и плановых совещаний. Планирование встречи деловыхпартнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей ваэропорту, на вокзале. Правила рассадки в автомобиле.Процедура официального знакомства,
представление, вручение цветов. Организационные вопросы подготовки переговоров,выбор и оформление помещения для переговоров. Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола дляпереговоров и совещаний. Особенности общения с иностранными партнерами.Технология
делового имиджа.Основные стили мужской и женской одежды, их особенности и применение. Вечерний,деловой, свободный, спортивный стили. Основные ошибки в оформлении внешностиделовой женщины.
Предметы красноречивого безмолвия: украшения и
аксессуары. Как одеваться при проведении переговоров, на совещаниях иофициальных мероприятиях.Мастерство
телефонного общения.Основные требования этикета к ведению делового
телефонного разговора. Особенности делового телефонного разговора. Характеристики«плохого» и «хорошего» голоса.Подготовка телефонного разговора, композиция. Метод «телефонной улыбки».
Скорость и ритм телефонного общения, манера
общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Приемы оперативногореагирования на входящие телефонные звонки.Умение слушать - важная часть телефонного
общения. Звонки входящие и исходящие. Личные звонки. Проблемные разговоры потелефону. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджукомпании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имиджкомпании. Этикет мобильной связи.Профессиональные
и личные компетенции секретаря.Роль и место секретаря в управленческом процессе, функциональные направления работы, нормативно-методические основы деятельности. Деловые и личные качества,необходимые в работе. Рациональная организация рабочего места с учетомрекомендаций эргономики. Особенностидолжностной позиции секретаря и офис-менеджера; роль в создании и поддержании благоприятногопсихологического климата в коллективе, в формировании корпоративнойкультуры. Основные направлениядеятельности (функции) офис-менеджера. Организация и документирование приемапосетителей по текущим и личнымвопросам.
Организационные
вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками.Условия эффективной совместной работы. Организационная и информационная поддержкадеятельности руководителя, подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров,выступлений руководителя. Повышение эффективности использования рабочеговремени руководителя, рациональная организация рабочего графика. Управлениевременем. Шесть типов организации времени. Определение приоритетов. Правиланачала, основной части и завершения рабочего дня. Оперативное и долгосрочное планирование.
Основы
конфликтологии.Виды конфликтов и причины их возникновения. Типы конфликтогенов. Формула конфликта. Законэскалации конфликта. Правила конструктивной критики и ее рациональноевосприятие. Стрессоустойчивость. Приемыосвобождения от раздражения и гнева. Правила бесконфликтного общения. Действия секретаря в конфликтныхситуациях. Профилактика конфликта.Методы воздействия на партнера. Способы убеждения.
Прием
посетителей. Основные правила гостеприимства.Правила хорошего тона для приема посетителей
(партнеров, клиентов). Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса. Как