Семинар: 28. 02. 11. Профессиональный секретарь. Семинар прошёл

Код 17229


О чём семинар?

с 28 февраля 2011 по 02 марта 2011, 3 дня

Время обучения: 10.00 до 17.30

Стоимость участия: 21 000 руб.


Для кого семинар?

Семинар предназначен для:секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителей, администраторов офисов, специалистов административно-хозяйственных отделов, сотрудников канцелярии.

Программа семинара

Деловая

корреспонденция.

Внешняя переписка: деловое письмо,

телеграмма,  телефонограмма, факсограмма,

электронное сообщение.  Простые

(одноаспектные) и сложные (многоаспектные) письма. Основные виды служебных и

коммерческих писем. Композиция, методы составления, использование клише, состав

реквизитов и правила  оформления.  Внутренняя переписка: докладные, служебные,

объяснительные записки. Назначение и правила оформления. Особенности ведения

электронной переписки.  Этикет деловой

переписки: способы обращения к адресату, заключительные формулы вежливости.

Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования. Выражение

благодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления, сообщение

негативной информации. Особенности официально-делового стиля.

Документооборот.

Порядок прохождения входящих, исходящих и

внутренних документов.   Рационализация

работы с документами,  систематизация и

обеспечение сохранности документной информации. Цели и правила регистрации

документов. Виды регистрационных форм, их преимущества и недостатки.

Формирование дел,   подготовка  к 

передаче на архивное хранение. 

Правила и признаки формирования дел. Номенклатуры дел: виды, назначение,

разработка, структура, использование в практической работе. Определение сроков

хранения документов, использование Перечня. Работа Экспертной комиссии.

Подготовка документов  к передаче на

архивное хранение. 

Практика

оформления деловых документов.

Анализ ошибок в  оформлении документов. Редактирование

текста  служебной записки, письма. Разбор

вариантов, предлагаемых слушателями. Упражнения 

по стилистике.

Общепринятые

нормы культуры в деловом мире.

Особенности делового общения. Деловой этикет,

его основные принципы.

Виды вежливости: корректность, деликатность,

учтивость, тактичность, пунктуальность.

Правила приветствия, представление при

знакомстве. Обращение. Визитная карточка, ее основные функции. Требования к

оформлению. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство

дарить и принимать подарки. Как сохранить лицо компании в форс-мажорных

ситуациях. Организация и проведение протокольных мероприятий.

Порядок подготовки и проведения коммерческих

переговоров, оперативок и плановых совещаний. Планирование встречи деловых

партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в

аэропорту, на вокзале. Правила рассадки в автомобиле.

Процедура официального знакомства,

представление, вручение цветов. Организационные вопросы подготовки переговоров,

выбор и оформление помещения для переговоров. 

Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для

переговоров и совещаний. Особенности общения с иностранными партнерами.

Технология

делового имиджа.

Основные стили 

мужской и женской одежды, их особенности и применение. Вечерний,

деловой, свободный, спортивный стили. Основные ошибки в оформлении внешности

деловой женщины.

Предметы красноречивого безмолвия: украшения и

аксессуары. Как одеваться при проведении переговоров, на совещаниях и

официальных мероприятиях.

Мастерство

телефонного общения.

Основные требования этикета к ведению делового

телефонного разговора. Особенности делового телефонного разговора. Характеристики

«плохого» и «хорошего» голоса.

Подготовка 

телефонного разговора, композиция. Метод «телефонной улыбки».

Скорость и ритм телефонного общения, манера

общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Приемы оперативного

реагирования на входящие телефонные звонки.

Умение слушать - важная часть телефонного

общения. Звонки входящие и исходящие. Личные звонки. Проблемные разговоры по

телефону. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу

компании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж

компании. Этикет мобильной связи.

Профессиональные

и личные компетенции секретаря.

Роль и место 

секретаря в управленческом процессе, 

функциональные направления работы, нормативно-методические основы  деятельности. Деловые и личные качества,

необходимые в работе. Рациональная организация рабочего места с учетом

рекомендаций эргономики.   Особенности

должностной позиции секретаря и офис-менеджера;   роль в создании и поддержании благоприятного

психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной

культуры.  Основные направления

деятельности (функции) офис-менеджера. Организация и документирование приема

посетителей  по текущим и личным

вопросам.

Организационные

вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками.

Условия эффективной  совместной работы.  Организационная и информационная поддержка

деятельности руководителя, подготовка рабочих документов и  материалов для совещаний, переговоров,

выступлений руководителя. Повышение эффективности использования рабочего

времени руководителя, рациональная организация рабочего графика. Управление

временем. Шесть типов организации времени. Определение приоритетов. Правила

начала, основной части и завершения рабочего дня.  Оперативное и долгосрочное планирование.

Основы

конфликтологии.

Виды конфликтов и причины их возникновения.  Типы конфликтогенов. Формула конфликта. Закон

эскалации конфликта. Правила конструктивной критики и ее рациональное

восприятие.  Стрессоустойчивость. Приемы

освобождения от раздражения и гнева. 

Правила бесконфликтного общения. Действия секретаря в конфликтных

ситуациях.  Профилактика конфликта.

Методы воздействия на партнера. Способы убеждения.

Прием

посетителей. Основные правила гостеприимства.

Правила хорошего тона для приема посетителей

(партнеров, клиентов). Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса. Как