Курс: Секретарь-помощник руководителя Курс прошёл
Код 29430
О чём курс?
В ходе мероприятия Вы получите:
Умения и навыки информационно-аналитической и организационно-административной поддержки деятельности руководителя организации.
Ведение конфиденциального делопроизводства.
Обсудите вопросы норм и правил делового этикета.
Умения и навыки реализации организационного обеспечения деятельности организации.
Правила работы с посетителями. Офисное гостеприимство.
Для кого курс?
Приглашаются: Сотрудники секретариата, секретари-референты. Офис-менеджеры, администраторы. Руководитель секретариата, помощник руководителя, персональные ассистенты.
Программа курса
Программа курса:
Секретарь — помощник руководителя в структуре организации. Профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития
Основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки. Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
Профессиональный стандарт секретаря: порядок применения в работе и использование для построения своей карьеры.
Роль секретаря — помощника руководителя в организации рабочего процесса на предприятии. Виды и методы оперативного планирования.
Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
Построение эффективной работы руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.
Организация работы с личными поручениями руководителя. Правила хранения конфиденциальной информации.
Контроль исполнения поручений руководителя
Организация телефонных переговоров и видеоконференций руководителя.
Организация командировок руководителя.
Организация работы в приёмной с посетителями и гостями
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителе и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков.
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
Организация и бронирование переговорных комнат.
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
Планирование телефонных переговоров и их проведение.
Документирование результатов личного приема.
Основные правила делопроизводства
Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламенты для работы службы.
Стандарт ведения делопроизводства ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
Назначение и подготовка документов различных систем документации:
организационные документы;
распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, протоколы);
деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
особенности оформления и организации работы с договорной документацией.
Кейс: составление организационных документов.
Построение эффективного документооборота в организации
Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации.
Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
Организация контроля исполнения документов и поручений.
Минимизация рисков и повышения эффективности в работе с документами.
Построение внутреннего электронного документооборота.
Проблемы системы электронного документооборота.
Как выбрать СЭД. Примеры систем.
Подготовка и проведение деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)
Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.
Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание.
Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.
Деловая переписка
Виды деловых писем. Стиль и структура делового письма. Основные принципы составления деловых писем.
Шаблоны и стандарты оформления деловых писем. Особенности оформления писем с государственными органами власти и управления.
Особенности деловой корпоративной переписки. Внутрикорпоративная переписка.
Типичные ошибки в деловой корреспонденции.
Культура делового общения и этикет
Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности.
Корпоративный стиль. Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере.
Приветствие, представление, прощание.
Этикет руководителя и подчиненного.
Этикет и конфиденциальность.
Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения. Специфика телефонного делового общения. Управление временем в беседе с абонентом.
Особенности межличностной коммуникации. Речевой этикет и культура деловой речи. Способы и приемы вступления в контакт. Правила ведения деловых бесед. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника, закончить разговор.
Управление конфликтами. Приёмы поведения в конфликте.
Роль подарка в деловом общении.
Поздравление деловых партнеров.
Секретарь — помощник руководителя в структуре организации. Профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития
Основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки. Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
Профессиональный стандарт секретаря: порядок применения в работе и использование для построения своей карьеры.
Роль секретаря — помощника руководителя в организации рабочего процесса на предприятии. Виды и методы оперативного планирования.
Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
Построение эффективной работы руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.
Организация работы с личными поручениями руководителя. Правила хранения конфиденциальной информации.
Контроль исполнения поручений руководителя
Организация телефонных переговоров и видеоконференций руководителя.
Организация командировок руководителя.
Организация работы в приёмной с посетителями и гостями
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителе и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков.
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
Организация и бронирование переговорных комнат.
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
Планирование телефонных переговоров и их проведение.
Документирование результатов личного приема.
Основные правила делопроизводства
Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламенты для работы службы.
Стандарт ведения делопроизводства ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
Назначение и подготовка документов различных систем документации:
организационные документы;
распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, протоколы);
деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
особенности оформления и организации работы с договорной документацией.
Кейс: составление организационных документов.
Построение эффективного документооборота в организации
Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации.
Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
Организация контроля исполнения документов и поручений.
Минимизация рисков и повышения эффективности в работе с документами.
Построение внутреннего электронного документооборота.
Проблемы системы электронного документооборота.
Как выбрать СЭД. Примеры систем.
Подготовка и проведение деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)
Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.
Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание.
Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.
Деловая переписка
Виды деловых писем. Стиль и структура делового письма. Основные принципы составления деловых писем.
Шаблоны и стандарты оформления деловых писем. Особенности оформления писем с государственными органами власти и управления.
Особенности деловой корпоративной переписки. Внутрикорпоративная переписка.
Типичные ошибки в деловой корреспонденции.
Культура делового общения и этикет
Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности.
Корпоративный стиль. Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере.
Приветствие, представление, прощание.
Этикет руководителя и подчиненного.
Этикет и конфиденциальность.
Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения. Специфика телефонного делового общения. Управление временем в беседе с абонентом.
Особенности межличностной коммуникации. Речевой этикет и культура деловой речи. Способы и приемы вступления в контакт. Правила ведения деловых бесед. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника, закончить разговор.
Управление конфликтами. Приёмы поведения в конфликте.
Роль подарка в деловом общении.
Поздравление деловых партнеров.