Семинар: Современный секретарь: компетенции профессионала Семинар прошёл

Код 8326


О чём семинар?

Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

Можно сказать, что секретарь – это одновременно несколько профессий, и в предлагаемом тренинге отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по-деловому и в то же время доброжелательно – важная компетенция секретаря. Практические упражнения и кейсы, используемые в тренинге, не только формируют необходимые для успешной работы компетенции, но и дают толчок к дальнейшему развитию секретаря.

АУДИТОРИЯ: секретари, администраторы службы Reception, личные помощники руководителей.

ЦЕЛЬ: повысить эффективность работы секретаря в компании – прояснить представление участников о собственной миссии и месте в компании и снабдить участников инструментами для эффективной работы.

МЕТОДЫ: ситуационные задания, деловые игры, технологические упражнения на отработку навыков, групповые дискуссии, интерактивные лекции, учебный фильм.

В РЕЗУЛЬТАТЕ ТРЕНИНГА УЧАСТНИКИ:

Прояснят поставленные перед ними задачи и необходимые для их реализации компетенции, осознают привлекательность и необходимость должности секретаря в компании.

Существенно повысят свою коммуникативную компетентность, осознают свою собственную стратегию общения, ее сильные и слабые стороны.

Научатся конструктивному взаимодействию в эмоционально напряженных и конфликтных ситуациях.

Освоят телефонный деловой этикет.

Осознают важность позитивного настроя и найдут способы поддержания его для себя и окружающих.


Для кого семинар?

секретари, администраторы службы Reception, личные помощники руководителей.

Программа семинара

1.       Профессия – секретарь

×           Основные характеристики качеств, необходимых секретарю. Деловые и личностные качества.

×           Функциональные обязанности секретаря

 

2. Секретарь как формирователь телефонного имиджа компании

×           Основные правила телефонного этикета (алгоритм приема звонка, алгоритм переключения на специалиста компании, алгоритм работы при невозможности соединения со специалистом, алгоритм прощания).

×           Управление впечатлением звонящего о компании.

×           Основные ошибки при общении по телефону (слова-паразиты, слова-раздражители, негативно-мыслительные стереотипы, понятийный барьер).

×           Влияние на восприятие речи различных голосовых характеристик (интонация, скорость, громкость, «посыл голоса» и др.).

×           Работа со сложными клиентами (болтливый клиент, клиент использующий ненормативную лексику, клиент оскорбляющий секретаря)

 

3. Секретарь как «лицо компании». Прием посетителей

×           Имидж секретаря и впечатление посетителя о компании в целом. «Дресс-код» для секретаря.

×           Составляющие благоприятного и неблагоприятного первого впечатления (контакт глаз, улыбка, жесты и т.д.).

×           Позитивное построение фраз.

×           Прием посетителей, превосходящий их ожидания. Радушие и гостеприимство

 

4. Секретарь как коммуникатор. Базовые навыки коммуникации

×           Управление разговоров с помощью вопросов.

×           Техники активного слушания: уточнение, эхо, перефразирование, резюме.

×           Обратная связь как инструмент эффективной коммуникации.  

 

5. Взаимодействие с руководителем

×           Адаптация поведения секретаря под стиль работы руководителя.

×           Типы руководителей и тактика общения с ними.

×           Конструктивное реагирование на обратную связь руководителя.

×           Действия секретаря, способствующие максимально эффективной коммуникации с руководителем.

 

6. Секретарь как координатор времени

×           Эффективные способы планирования рабочего времени.

×           Пути поиска резервов времени. Конструктивные способы сказать «нет».

×           Принципы планирования встреч и деловых поездок.

 

7. Поведение в конфликтных ситуациях

×           Виды конфликтов и причины их возникновения.

×           Действие секретаря в конфликтных ситуациях.

×           Типы конфликтогенов.

×           Основные правила работы в ситуации конфликта.

×           Техники снятия эмоционального напряжения.

×           Формирование стрессоустойчивости.