Семинар: Ключевые навыки успешного офис-менеджера Семинар прошёл

Код 11462


О чём семинар?

Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий

Программа семинара

Тренинг затрагивает все аспекты работы офис-менеджера, помогает сформировать у участников комплексный подход к решению различных вопросов офисного администрирования. Тренинг включает теоретическую и практическую часть в виде дискуссий, деловых игр, работы с различными видами документов, составлении плана офисного переезда, корпоративного мероприятия.

Участники: тренинг предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.

Цели:

  • Получить теоретические знания в области менеджмента организации

  • Получить представление о закупочной деятельности

  • Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса

  • Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями

  • Приобрести навыки планирования

  • Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность

Содержание

1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера. 

2. Что должен знать Офис-менеджер:

  • материальные и нематериальные активы предприятия;

  • основные средства и материалы;

  • виды хозяйственных операций;

  • принципы проведения тендеров;

  • основы бюджетирования.

3. Организация офисного переезда:

  • поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);

  • проведение переговоров с владельцем/арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)

  • подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);

  • заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);

  • разработка детального дизайн-проекта;

  • проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.

  • работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;

  • согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;

  • подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);

  • переезд в новый офис;

  • окончание проекта.

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

  • работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;

  • осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;

  • организация уборочных работ;

  • организация деловых поездок;

  • организация работы автопарка;

  • организация работы ресепшн и секретарей;

  • организация курьерской доставки;

  • участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);

  • организация питания сотрудников;

  • офисная аптечка.

5. Документооборот Компании:

  • регистрация корреспонденции;

  • работа с организационно-распорядительными документами;

  • разработка и внедрение политик и процедур;

  •  кадровое делопроизводство.

6. Организация корпоративных мероприятий:

  • разработка концепции;

  • выбор провайдера;

  • выбор площадки;

  • согласование плана мероприятия с линейными руководителями;

  • получение обратной связи от сотрудников Компании.

Результат для участников:

  • сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации

  • получены знания об организации жизнедеятельности офиса,  различных аспектах офисного администрирования

  • получены теоретические знания в области менеджмента организации

Результат для компании:

  • офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций

  • снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации

  • снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий

  • офис-менеджер правильно организует офисное пространство

  • офис-менеджер грамотно организует документооборот компании